La Oficina Sin Papeles

Vocabulario Archivistico

• ARCHIVO:

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

• BIBLIOTECA:

La biblioteca (del griego βιβλιοθήκη biblion = libro y thekes = caja), puede traducirse desde un punto de vista estrictamente etimológico como el lugar donde se guardan los libros.

En la actualidad esta concepción se ha visto hace tiempo superada para pasar a referirse tanto a las colecciones bibliográficas como a las instituciones que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las demandas de los usuarios.

Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.

• RADICAR:

Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

• CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA:

Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:

a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.

b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:

c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:

d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta. Para el relacionamiento con la Aduana Nacional, se debe tomar en cuenta lo establecido en el

Art. 103 del Reglamento de Concesión.

e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.

f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.

g) Imprimir el documento en papel membretado original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

Original para el destinatario.

1ª Copia para el sello del remitente y archivo temático.

2ª Copia para el archivo correlativo.

Copias adicionales si el remitente considera necesario.

h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona encargada en cada oficina.

• ARCHIVO ELECTRONICO:

Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.

Su función es almacenar la información que ha trabajado el usuario y los programas informáticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes de este, como es el caso de Windows, Linux, Word o Netscape Communicator, por mencionar algunos.

• EXPURGO:

Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma.

El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de la colección y no debe confundirse con la extracción de los documentos: todos los documentos de la muestra se expurgan pero solo se retiran del fondo los que cumplen unos determinados criterios. Estos criterios deberán establecerse previamente en un Plan de Expurgo, que deberá ser aprobado por la autoridad competente.

• FAX:

Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

El nombre fax viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se identifica de excelente manera, lo que es este aparato. Una máquina que envía a distancia, la copia de un texto o imagen.

Para accionar o enviar un fax, que así se llama al envío de documentos por este medio, debemos contar con hojas de papel. Estas hojas de papel, se colocan en la zona superior de un fax y de manera mecánica, se irán introduciendo dentro de la máquina. El proceso completo, dura al menos un minuto, o menos, dependiendo de la máquina.

Desde que ingresa hasta que sale la hoja, la imagen o texto es copiado. Proceso que es enviado usando la línea telefónica, en forma de códigos, a una máquina receptora remota. La cual no es otra cosa, que otro fax. Este aparato receptor, imprimirá una copia del documento que recibe, usando por lo general un papel de tipo especial.Este acto, el de enviar un fax, se puede realizar a cualquier parte del mundo, en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos.

• ANTECEDENTE:Que antecede o precede.

• DOCUMENTO VITAL:

Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración.

• ARCHIVO DE GESTIÓN:

Se entiende por Archivo de de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de una entidad, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. En el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.

La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• UNIDAD DOCUMENTAL:

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

• ASUNTO:

Tema, motivo, argumento, materia, cuestión negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

• DESTINATARIO:

La palabra «destinatario», tal como se usa en la jerga de nuestra ocupación, deriva de su significado más ortodoxo, es decir, el lugar o situación a la que se pretende llegar.

Cuando hablamos de un «grupo destinatario», nos referimos a los beneficiarios, es decir, las personas a las que se dirigen los beneficios (o el rendimiento) del proyecto.

Persona que RECIBE la carta enviada por el remitente.

• ANEXO:

Documento que acompaña a otros documentos, para complementar lo que se está refiriendo. Por ejemplo en un currículo, tus anexos son los reconocimientos, diplomas, cursos o talleres impartidos o dados

• CORRESPONDENCIA:

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Clasificación de la correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión,

...