EL MEMORANDO

EL MEMORANDO

El memorando, también llamado “memo”, es un mensaje que se utiliza dentro de la empresa y se origina desde diferentes niveles jerárquicos.

Los memorandos que se utilizan para referirse a coordinación de actividades, programas, campañas, viajes; para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar cambios e innovaciones en el trabajo, entre otros.

1. PARTES BÁSICAS DEL MEMORANDO

a. El Membrete

El memorando debe digitarse en papel con membrete, aunque generalmente lo conforma la razón social de la empresa.

b. Nombre del mensaje o tipo documental.

Consiste en escribir la palabra MEMORANDO, ya sea en el centro o a la izquierda de la hoja. Se acostumbra utilizar mayúscula cerrada, con negrita y un tamaño más grande que el texto (18 ó 20)

c. Número

La importancia de identificar el memorando con un número es porque permite ubicar y archivar con facilidad estos documentos. Se ubica de acuerdo con el estilo: bloque extremo y bloque a dos interlíneas de la palabra memorando.

Otra opción es colocar el número en la misma línea de MEMORANDO, anteponiéndole la abreviatura No.

d. Encabezamiento

Consta de las siguientes líneas:

PARA ó A: Línea del destinatario; a quien va dirigido el memorando

DE: Línea del remitente; el que envía el memorando

Fecha: Fecha del documento. Se usa el mismo formato que en la carta.

ASUNTO: Resume el tema o contenido del memorando.

Los memorandos se pueden dirigir de la siguiente manera:

Para: Dr. Juan Carlos Castellanos, Jefe de Personal

De: Alberto Ramírez, Gerente General De persona y cargo a

Persona y cargo

Para: Jefe Departamento Comercial

De: Jefe Contabilidad De cargo y dependencia a cargo y dependencia o combinados.

Para: Ing. Rodolfo Hienas, Jefe Servicios Administrativos

De: Director General

Cuando se dirige a una persona, los nombres deben ir antecedidos del tratamiento y seguidos del cargo.

e. Texto o cuerpo del memorando

El texto del memorando debe empezar a cuatro líneas verticales del encabezamiento, y a espacio sencillo. Si el memorando es de más de una página, se deben seguir los encabezados establecidos, como se da en la carta.

f. Saludo y despedida

Por su naturaleza, el memorando no lleva saludo ni despedida, aunque algunos recomiendan hacerlo. Ejemplo:

Tradicional Moderno

Estimado señor León: Un saludo cordial, señor Díaz

Cordialmente, Hasta otra ocasión.

g. Firma del remitente

Debe ser rubricado por cuanto representa el respaldo personal de lo expresado en él.

Si el encabezamiento incluye el nombre del remitente, debe ir únicamente la firma de 4-6 interlíneas de la despedida, o del texto. Si no lleva el nombre en el encabezamiento, se escribe el nombre y sobre él se firma.

2. PARTES COMPLEMENTARIAS DEL MEMORANDO

a. Copia

La información sobre las personas que deben recibir una copia del memorando, se presenta igual que en la carta.

b. Anexo

Se sigue el mismo formato que utiliza la carta.

d. Identificador del digitador

Sirve para controlar la producción, abrir un canal de comunicación y establecer responsabilidades. Se usa el mismo formato que en la carta.

3. ESTILOS DE MEMORANDOS

a. Bloque Extremo

Todas las partes van alineadas en el margen

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