El Informe

El Informe.

El informe es un documento elaborado a partir de una colección de datos concretos que se utiliza para notificar una información sobre algún asunto específico. Generalmente se redactan por obligación profesional; por mandato directo de un superior que requiere de elementos de juicio en torno a cuestiones relativas a la oficina.

Es un documento fundamental en la administración de una organización.

El informe debe ceñirse a la realidad de los hechos, de tal manera que su ejecutor pondrá en la faena la mayor objetividad posible. Cualquier error caerá, irremediablemente, sobre sus hombros.

El contenido de estos documentos suele ser variado. Puede ir desde un informe financiero hasta la conducta de un funcionario de la empresa. Por tratarse, en consecuencia, de un documento de confidencialidad para la institución es necesario adoptar las máximas precauciones a fin de evitar que se filtre. También se sugiere guardar, debidamente, una copia.

También varían en cuanto a su extensión y estructura, pero todo informe debe ajustarse a los siguientes puntos:

01. Intención. En este tipo de informe se debe incluir una explicación del propósito que lo guía.

02. Método. Es absolutamente necesario hacer presente el método o procedimiento o técnica empleada en la recopilación de los datos. Así el lector del documento juzgará la fiabilidad de la información que se le entrega.

03. Hechos. Hay que presentarlos en forma clara, ordenada y objetiva.

04. Análisis y Discusión. El informe que se redacta debe ser evaluado y analizado antes de ser entregado a quien lo ha solicitado.

05. Recomendaciones. El documento se cierra con nuestra opinión o consejo al lector acerca de las determinaciones que debe adoptar en relación con el asunto analizado.

Por encima de estas consideraciones, es necesario recordar que, en la redacción del documento o informe, deberá caracterizarse por: el uso de párrafos cortos, vocabulario culto y formal y estilo claro y preciso.

Con respecto a la estructura del informe, es muy variable, dependiendo de su contenido y de su finalidad. En todo caso, las partes que lo conforman suelen ser las siguientes:

01. Cubierta. Allí se anotará el título de informe, la fecha, el lugar en que ha sido redactado (París, Londres, Tocopilla o Talagante), el número de páginas y la empresa para la que se realiza.

02. Tabla de Contenidos.

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