EL INFORME

EL INFORME

CONCEPTO

El informe es un documento escrito en prosa discursiva (científica, técnica, administrativa o comercial), con el objeto de comunicar la información. Aprende con este curso a hacer un buen informe orientado al tema que quieras tratar.

CARACTERISTICAS

Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.

1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio.

2- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de la exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.

3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.

4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.

5- Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse.

6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.

7- Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la exposición y la argumentación.

CONTENIDO DE LOS INFORMES

Los informes varían mucho en cuanto a su extensión y estructura, de acuerdo con la práctica de la organización para lo cuál se elaboran. Pero, básicamente, todos se ajustan a un contenido común que comprende:

Propósito: todo informe contiene una exposición declarada del propósito o finalidad con que se expresa (¿Para qué?).

Método o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, técnica o método empleado en la recolección de datos o en la investigación, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la información que se le proporciona (¿Cómo?).

Hechos: Incluye también una descripción o narración de los hechos encontrados, en forma objetiva, lógica, clara y analítica (¿Qué?).

Análisis y discusión: La información que se proporciona debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor.

Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinión o el punto de vista del autor; o con una recomendación al lector para asociarlo en la decisión; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (¿Qué debe hacerse?).

ESTRUCTURA DEL INFORME

Estos contenidos suelen agruparse según las normas de las institución dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debería organizarse en la siguiente forma:

Cubierta o portada

Tabla de Contenido

Cuerpo

Apéndices

CUBIERTA O PORTADA

Es la primera página bajo la cubierta debe contener:

- El título: que debe dar una indicación clara del tema con el menor número posible de palabras.

- Una indicación de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe final.

- El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el informe.

- La fecha de elaboración.

- Otros aspectos, cantidad de páginas (opcional), la dirección de la organización que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carácter confidencial, el copyright, etc.

TABLA DECONTENIDO

Índice

Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el índice se consignan los capítulos y secciones del informe. También se indica la página donde aparecen. El índice es la mejor expresión de la estructura de un informe. Si los títulos de los capítulos y las secciones están redactados cuidadosamente, el índice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.

Sumario

Si bien el uso de un sumario(síntesis parecido al índice de los temas tratados) no es tan frecuente en los informes, de acuerdo a su contexto es aplicado o no( Si se los pide, si es algo extenso, etc).

Introducción

Su misión es dar cuenta, en unas pocas páginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en último lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos.

La importancia de la introducción reside en el hecho de que a través de ella el lector recibe una primera impresión no sólo del asunto y objetivos del informe, sino también de la relevancia e interés que éste tiene. De la introducción dependerá en muchas ocasiones que el informe sea o no leído. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, sólo leerán la introducción al informe. La introducción se convertirá, en consecuencia, en el único elemento con que dichas personas contarán para valorar la totalidad del informe.

La extensión de la introducción debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introducción no debe sobrepasar en ningún caso las seis páginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien páginas o más, se estima que una introducción de seis páginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo más conveniente es hacer, además de la introducción, una versión abreviada del informe principal que sea un documento independiente de éste.

Los primeros párrafos de la introducción deben ocuparse de los solicitantes y de la finalidad del estudio: de qué trata el informe, quién pidió que se hiciera, a quién se lo pidió y por qué. Además de resumir el contenido del informe, en la introducción se debe hacer referencia a los siguientes aspectos:

- Finalidad u objetivos del informe.

- Metodología que se ha seguido para elaborar el informe.

- Conclusiones y recomendaciones del informe.

Las conclusiones y recomendaciones se expondrán al final de la introducción. Luego serán repetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repetición es útil, ya que, por una parte, algunas personas sólo leerán la introducción y, por otra, quienes lean el informe completo podrán a través de esta reiteración retener los puntos más importantes, las conclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince páginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introducción.

CUERPO PRINCIPAL

Propósito - Método o procedimiento -Hechos - Análisis y discusión - Conclusiones, recomendaciones o solicitud.

El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introducción, conclusiones, portada) dependen lógicamente de él. Sólo los apéndices guardan cierta autonomía en relación con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que allí se trate.

Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre sí que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la primacía.

El cuerpo principal de un informe se divide en capítulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez páginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensión de los capítulos y de las secciones. Una sección puede constar de un solo párrafo o necesitar una docena de ellos más varios diagramas y tablas. Un capítulo puede tener una sola sección o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los capítulos de un mismo informe deben tener una extensión similar. También se ha dicho que un capítulo no debe superar las seis páginas. Si es necesario incluir más información, se puede remitir a un apéndice.

Se recomienda que cada capítulo comience con un párrafo previo a la aparición de la primera de sus secciones. Es conveniente que los títulos de capítulos y secciones resulten informativos en relación con el contenido de éstos. Ningún aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de título y de una referencia en el índice para llamar la atención sobre él.

Si el informe es corto, puede agregar dos o más partes en una sola o prescindir de alguna.

Los informes largos, pueden dividirse en subtítulos para facilitar su lectura, comprensión y recordación. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designación o numeración:

Con letras y números

I, A, 1, a, (1) y (a)

Con números

1. 1. 1.1.1 1.1.2

1. 2. 1.2.1 1.2.2

2. Etc.

CONCLUSIONES

Las conclusiones pueden ser referidas en la introducción si el informe es

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