IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE AGENDA DE TRABAJO

IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE AGENDA DE TRABAJO

Concepto de agenda

Es un libro o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, las cosas que se van de hacer, programa de actividades o trabajo y la Relación de los temas que han de tratarse en una reunión.

Objetivo de la agenda

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Tipos de agenda

Agenda de papel o tradicional

Programa actividades o trabajos. Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc. Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

Ventajas y desventajas:

Es de fácil uso

Cuenta con separadores de colores

Contiene información personal para saber a quién llamar en caso de emergencia

No necesita batería para su utilización

No se puede volver a utilizar

No cuenta con recordatorios

Traspapelo de la información

Agenda electrónica

PDA, del inglés personal digital assistant (asistente digital personal), es una computadora de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura.

Agenda electrónica. La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.

Miniordenador. Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día. Más adelante describiremos de forma muy superficial (ya que no es el cometido de este curso ver a fondo estas aplicaciones informáticas) tres de las herramientas más utilizadas y que todo profesional de secretariado debería conocer: Lotus notes, Outlook y Project.

Ventajas y desventajas

Tiene acceso de internet

Es portátil y chica

Cuenta con código de seguridad

Puede utilizarse varias veces

Es práctica y fácil de usar

La puedes llevar en el bolsillo

Cuenta con varios sistemas operativos

Cuenta con conexiones de red para el envió de archivos por vía infrarrojo o cable USB

Cuenta con recordatorios, cámara de video, reproductor de música.

Es rápida para encontrar datos Sus precio es muy elevado y solo la encuentras en tiendas departamentales.

Formateo accidental

Quedarte sin batería

Partes que debe contener

Datos personales del dueño.

...