IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

El mundo ha cambiado mucho, nada es como antes ahora giramos en torno a la tecnología, hemos creado una sociedad desarrollada que nos facilita el acceso a muchas cosas que antes eran imposibles. Tenemos tanta información que ya no la podemos almacenar en nuestra cabeza, por esta razón debemos plasmarla en papeles u otros elementos, en forma de documentos para que no se pierda; pero ¿qué es un documento? He investigado en varias páginas de internet y encontré que un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías) en lengua natural o convencional. Esto nos afirma que un documento es un elemento muy importante para la recopilación y selección de la información y que hay otros factores que hacen posible la conservación de los documentos, como los soportes.

Pienso que los documentos son importantes en esta sociedad tecnificada porque, ¿qué sería de la humanidad si no tuviera donde plasmar sus ideas o sus inventos? Nada de lo que nuestros genios crearan o inventaran prevalecería a través de la historia, no sería posible el progreso en la humanidad y no seriamos lo que ahora somos. Los documentos son herramientas de vital importancia para construir la historia de un pueblo o sociedad, pues sin ellos no existiría la certeza de que tales o cuales hechos han acontecido. Estos documentos son tan importantes que definen la identidad e historia de los pueblos.

Actualmente los documentos juegan un papel  muy importante en las empresas, los administradores buscan automatizar los servicios y tener el control de sus bases de datos o documentos; el objetivo de tener el control es poder administrar mejor la información para tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas. Además al archivar los documentos se puede tener acceso a la información más rápido y en cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de esta.

En la archivacion de los documentos hay que tener en cuenta la localización y el orden de estos para facilitar el acceso a la información que necesiten los individuos.

En mi opinión los documentos están presentes en la mayoría de las áreas de información y por esta razón todos debemos aprender a realizar un documento y fijarnos en todos los detalles que requiere, además debemos preocuparnos por la coherencia y cohesión, así el interesado podrá captar y entender la información, a la vez de que se le facilite tener acceso a ella.

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