IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTO MERCANTILES

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Desde tiempos muy remotos la principal actividad comercial era el trueque, pues con el pasar del tiempo este se convirtió en una modalidad poco útil ya que el intercambio era más usual, lo que le obligó al hombre a superar sus deficiencias e instigado por ellas implantó un nuevo sistema práctico y conveniente que era la moneda o dinero.

Con el avance de la ciencia y las investigaciones científicas se tenía que ir cambiando la forma de intercambio, por esa razón se crearon documentos mercantiles que respaldaran actos realizados por la empresa.

La documentación mercantil pertenecen a una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial¹. Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. El objeto es certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.

1. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTO MERCANTILES

 La Importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Los Documentos Mercantiles permiten dejar constancia de todas las operaciones mercantiles que se realiza en las empresas a través de los Documentos Mercantiles Negociables y No Negociables. Permite a la organización de documento y se hace más fácil el rendimiento de los negocios. 

Este documento es útil para comprobar toda transacción comercial o actividad que realice una empresa dando a conocer características fundamentales y requisitos primordiales, de tal manera que:

• Son fundamentales para el registro de las transacciones en los libros contables.
• Forman parte de los medios de prueba de las actividades realizadas por las empresas.
• Ayudan al orden y organización de la empresa.
• Forman parte de la historia de la empresa.

Tanto la Letra de Cambio, el Pagaré como el Cheque son documentos de crédito con mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Código de Comercio, para hacer efectivo su pago.

El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto técnico y legal, es decir fundamentadas en el arte de su confección y en leyes que la rigen².

Para entender mejor los documentos mercantiles tenemos que saber qué es un comprobante de pago.

1. COMPROBANTE DE PAGO

Es todo tipo de documento que  acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios calificada como tal por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT)². Este documento formal respalda toda transacción operativa de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.

Son de dos tipos:

1. Comprobantes de orden externos: se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, son emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados por la entidad.
2. Comprobantes de orden interno: sirven para registrar operaciones que no afecten a terceros, son emitidos en la empresa que puede circular en la misma.

• ¿Quiénes están obligados a emitir comprobantes de pagos?

Según el artículo 6 del reglamento de comprobantes de pagos la ley impone ciertas obligaciones a los contribuyentes para la entrega de estos, las personas que están obligadas son las siguientes:

• Personas naturales o jurídicas.
• Entidades colectivas que realicen trasferencias de bienes a título gratuito o costoso.
• Entidades que presten servicios o comercializan.
• Entidades que se dedican a la localización de bienes.

• ¿En qué momento se debe otorgar los comprobantes de pagos?

Se otorgara de acuerdo al artículo 5 de Comprobantes de Pago, estos deberán ser entregados en la oportunidad que se indica:

• En la transferencia de bienes muebles: Se realiza en el momento que se entrega el bien o en el momento en que se efectué el pago, o viceversa. Pero cuando la transferencia se realiza por internet, teléfono, telefax u otros en los que el pago se realice mediante tarjeta de crédito o de débito, el comprobante de pago se realizara en la fecha en que se reciba el bien.
• En el retiro de bienes muebles: Solo se emite un comprobante cuando se retire en la fecha indicada.
• Pagos parciales anticipados: Se emitirá en la entrega del bien, en la fecha de pago y por el monto percibido.
• En la prestación de servicios: En todos los servicios prestados incluyendo el arrendamiento y arrendamiento financiero. Esto se puede dar en el vencimiento de cada plazo fijado.
• Contratos de construcción: Se emitirá en la fecha que se perciba los ingresos.
• En la transferencia de bienes muebles: se deberá emitir cuando se celebre el contrato o se perciba el ingreso.
• Entrega de depósito, garantía, arras o similares: Se emite en el momento que impliquen el inicio de la obligación y por el monto recibido.

• ¿Cuándo se da baja y cancela un comprobante de pago?

Algunas empresas se han visto obligados a dar de baja y cancelar sus comprobantes de pago debido al cierre de sus establecimientos comerciales. Por ello existen diversas modalidades conforme el art. 12del reglamento de comprobantes de pago aprobados por la SUNAT Nº007-99/SUNAT difundido por la administración tributaria².

• Por terminación del comprobante de pago.

• Por robo o pérdida, por lo que se deberá comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días siguientes de robo o extravío.
• Por el cierre del establecimiento temporal o definitivo ya sea por diferentes motivos.
• Cuando se decide acogerse al nuevo RUS.

1. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

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Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

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