¿En qué radica la importancia de los documentos administrativos?

Comunicación Empresarial

ACTIVIDAD 1

Preguntas para el foro

¿En qué radica la importancia de los documentos administrativos?

Es importante ya que asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

¿Por qué es fundamental que las empresas generen, difundan y archiven convenientemente los documentos administrativos?

Es fundamental porque brinda informaciones administrativas tanto para el público interno como externo. Tener los archivos administrativos guardados colabora de algún modo con la implementación de nuevas normas o actualización de dichos archivos.

ACTIVIDAD 2

Instrucciones

Diferentes tipos de documentos administrativos que se utilizan habitualmente en la empresa.

Memorando

Es un documento escrito que se utiliza en la empresa para facilitar la comunicación interna. Es un medio eficaz y rápido para solicitar o proporcionar información, de ahí su uso frecuente.

El propósito de este documento es la difusión de información de interés entre áreas o dependencias de la empresa, su contenido, por lo general, es breve y específico.

Estructura:

• PARA o A: el nombre a quien dirigimos la comunicación.
• CON COPIA (C.C.): con copia a quien corresponda.
• DE: el remitente o quien envía la comunicación.
• FECHA: la fecha en que es remitido el memo.
• ASUNTO O REFERENCIA: indica el motivo del documento.
• CONTENIDO: se especifica el mensaje que se desea comunicar, por lo general, se recomienda que sea breve, de uno a dos párrafos, se termina con un saludo.
• FIRMA: precisar el nombre, apellido y cargo de quien remite la comunicación.

Informe

Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial, con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades.

Su función es informar sobre hechos o actividades concretas, a un determinado lector o lectores. En cuanto a su estilo, predomina una estructura enunciativa, descriptiva y argumentativa

Estructura:

• Portada: se indica el título del informe, naturaleza (borrador, provisional o definitivo), autor y fecha de elaboración.
• Índice: es recomendable pero opcional, se describen los contenidos y páginas.
• Introducción o resumen: se indica el tema y finalidad del estudio o texto presentado (señalando quién pidió que se hiciera, a quién y por qué), objetivo del estudio o del informe, metodología y resumen de las conclusiones (no es necesario para informes cortos).
• Cuerpo principal: es la parte central del informe, donde se define con detalle el problema que se expone, y se desarrolla la lógica que va a soportar los argumentos y conclusiones. En informes cortos debe estar compuesto por una serie de secciones breves.
• Conclusiones: debe incluir las opiniones o juicios de valor que realiza el autor del informe como consecuencia de los hechos expuestos en el cuerpo del mismo, recomendaciones y beneficios o ventajas.
• Recomendaciones: constituye la parte que completa las conclusiones, y tienen por objeto presentar particularidades que pueden someterse a estudio o investigaciones posteriores para obtener resultados que por cualquier circunstancia escapan al límite del trabajo reseñado en el informe.
• Anexos: en aquellos casos en que se considere necesario, se incluirá como anexo aquella documentación ya elaborada que ha podido servir de base para redactar el informe o que aporta información complementaria (estadísticas, gráficos, normativa, etc.).

Certificado Laboral

El Certificado de Trabajo es un documento donde se hace constar la pertenencia de un funcionario a una empresa u organización determinada.

Constancia

La constancia es un documento similar al certificado, acredita la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

Acta

El acta es una comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión.

El acta es un documento probatorio y sirve de sustento para nuevas acciones o propuestas, tales como la expedición de resoluciones, difusión de circulares, etc.

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