Importancia De Los Documentos En Una Empresa

PRECONCEPTOS

PAULA ANDREA GARCIA OCAMPO

Trabajo presentado como requisito de evidencia individual taller preconceptos

instructora

LEONOR BEDOYA

SENA CENTRO DE LA INNOVACIÓN DE LA INDUSTRIA Y EL TURISMO

GESTION DOCUMENTAL

CARMEN DE VIBORAL

2014

INTRODUCCIÓN

La producción de los documentos es muy importante en una organización ya que allí, se plasma toda una serie de facturas, cartas, memorandos, para los empleados de la organización y también se hacen valiosos los documentos para los clientes externos y su información que es muy importante

Hoy en día hay varios recursos tecnológicos para facilitarles tanto a los empleados como a los usuarios algún trámite y se busca facilitar tareas cotidianas y hacerlas más fáciles para las personas.

Varios equipos como las computadoras, bases de datos dan facilidad a la producción de los documentos, el correo electrónico las redes sociales facilitan la comunicación con las personas y con las varias dependencias en una organización. En fin la tecnología hace más fácil y llevadero la vida de la administración y vemos que cada día evoluciona mucho, más que todo se hace mejor y más rápido todo proceso administrativo.

ESCRITO

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTO EN UNA EMPRESA

Los documentos en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; quizás; se puede deducir que en la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones colombianas.

Actualmente, podría decirse, que el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia a los documentos y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de sus documentos deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización de documentos.

Estos pueden ser comprobantes extendidos por escritos donde se deja constancia de las operaciones que se realizan en una empresa

Los documentos son muy importantes para controlar las acciones que se hacen en una empresa su misión es importante ya que en ellos queda precisada una relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.

También ayudan a la realización de una acción comercial y por ende son elementos fundamentales para la contabilización de tales acciones.

Estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante.

La información es de vital importancia para la comunicación entre empleados y jefes algunas personas suelen guardar la información contenida pero debe tenerse en cuenta ya que es importante obtenerla, claro está teniendo en cuenta algunas veces la confidencialidad de la organización con algunos documentos de carácter privado.

En la organización se crea orden y se concientiza de la importancia de dar una verídica y responsable información que los clientes internos como los externos necesiten, la importancia de los documentos se lleva registros de actividades diferentes en la organización, como dar copia de un documento dar una factura darle el valor histórico a los documentos y como ejemplo tenemos las cartas los memorandos las circulares etc.

Tengamos presente, que la organización de documentos es uno de los instrumentos más importantes ya que en él se recopila de manera organizada los registros, documentos de interés de la empresa con el archivo adecuado de los documentos de una organización se pueden reunir todos los documentos que circulan en la empresa se asegura la conservación de los documentos, se asegura mayor rapidez al ubicar un documento y envió de los documentos requeridos por la empresa para mí este es un sistema de comunicación muy importante entre usuarios de la organización y de sus empleados.

CONCEPTOS

CARTA: es un medio escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario)

MEMORANDO: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición.

CIRCULAR: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

ACTA: es un escrito o modalidad de comunicación que tiene por objetivo dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunión.

INFORME: Es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudios, investigaciones o proyecto de carácter administrativo.

CERTIFICADO: es un texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho

CONSTANCIA: es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo autentico.

SOBRE COMERCIAL: es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas, documentos que se entregan a mano o por correo.

HOJA DE VIDA: La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral y de su vida personal.

MENSAJE ELECTRONICO: es un servicio de red que permite a los

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