La estructura

La estructura:

La estructura del acta esta determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de dos aspectos de la reunión. En general, en un acta se puede distinguir los siguientes apartados.

El titulo: recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen

La Introducción:

Precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una relación de presentes y ausentes que normalmente aparecen en el margen), así como los nombres completos del presidente y el secretario de la reunión

El orden del día:

Recoge la relación detallada de los asuntos que se van a trata

El desarrollo de la reunión:

Da cuenta de lo tratado especificando- si es preciso-quienes han intervenido y las opiniones formuladas

El cierre:

Concreta la hora a en la que se le considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de los presentes e incluye la firma del presidente y del secretario.

FINES:

• Proteger a los autores de obras científico-técnicas y académicas, así como a sus respectivos derechohabientes, en el ejercicio de sus derechos de autor. Igualmente, representar sus intereses como autores de tales obras.

• Promover, coordinar y colaborar en la realización de las actividades y objetivos comunes de dichos autores.

• Sugerir, iniciar y llevar a cabo acciones de todo tipo, en defensa de los intereses profesionales de sus miembros.

• Establecer actividades o servicios de apoyo, de información o de carácter asistencial en beneficio de sus asociados.

• Promover la calidad de los textos y de los trabajos científico-técnicos y académicos.

¿Para qué sirven las actas?

Un correcto registro de todas estas situaciones mencionadas y muchas otras más, permitirá:

• Dar transparencia a la gestión

• Mostrar que las decisiones del ente cumplen con los fines estatutarios

• Recordar a todos los involucrados las políticas y los objetivos establecidos y las responsabilidades asumidas

• Evitar malos entendidos que traben la ejecución de las decisiones tomadas

• Demostrar ante los organismos de contralor la conformidad del liderazgo frente a ciertos hechos importantes tales como: aceptación u otorgamiento de autorizaciones o poderes, donaciones o entradas o salidas de dinero, etc.

¿Qué hay que tener en cuenta para que un acta sea efectiva?

Si un acta es contradictoria, incompleta o en ella faltan aspectos fundamentales, falla a la hora de registrar fielmente lo que ha pasado en la realidad de la vida de la institución. Por lo tanto, es importante asegurarnos que tenga por lo menos los siguientes ingredientes:

• Lugar y fecha de realización de la reunión

• Detalle de los presentes y el quórum requerido

• Explicación breve y concreta de los puntos a tratar y a decidir

• Detalle de las decisiones tomadas: Más allá de que se registren las propuesta y/o mociones que se hagan en cada punto o la intervención de tal o cual asociado, es necesario dedicar un párrafo a “redondear” la decisión tomada, de forma que no queden dudas de la conclusión a la que se ha arribado.

• Designación de dos asociados para firmar el acta: se recomienda que las actas sean refrendadas por la firma de dos asociados o miembros del liderazgo presentes, además de la firma del presidente y del secretario de la entidad.

• Cierre del acta: exponiendo el horario en el cual se levanta la sesión.

Recordemos que las decisiones en una reunión o asamblea, pueden tomarse de diferentes formas:

• Por unanimidad: es decir, con la aceptación de todos los presentes

• Por mayoría simple: o sea, con los votos de la mayoría de los presentes

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