Organización Y Sistemas

II-VIAJES AL EXTERIOR DE MIEMBROS Y FUNCIONARIOS DEL “STAFF CENTRAL”

1) Invariablemente cualquier viaje al exterior de un miembro o funcionario del “Staff Central”, deberá derivarse de una necesidad justificada en relación con el desempeño de sus funciones.

2) Cuando se le represente la necesidad de viajar al exterior el miembro o funcionario de “Staff” respectivo deberá planear el asunto, según corresponda, al director general de la empresa o a su inmediato Superior Jerárquico.

3) Este formulario de “Programa de Viaje” se compone de un original y dos copias cuyo destino y uso es el siguiente:

ORIGINAL: Para el Secretario Particular de la Dirección General. Se usara para programar el uso del avión, propiedad de la compañía, que estará al servicio de los miembros y funcionarios “Staff Central”, hasta donde las disponibilidades del mismo lo permitan.

1ª. Para el Director General o el Miembro del “Staff” que autoriza el viaje. Para archivo y verificación.

2ª. Para el miembro o el funcionario del “Staff” que formula la solicitud del viaje. La concervara como archivo especial para su referencia.

4) La descripción de la formula “Programa de Viaje” se suministra a continuación, haciéndose al mismo tiempo comentarios sobre su uso y tramite. Presenta los siguientes espacios.

a) “Lugar y Fecha”: En el mismo se consignara el nombre del lugar en que se prepara el formulario y la fecha en que se hace.

b) “Numero”: Cada solicitante deberá llevar su propia numeración consecutiva que se compondrá de 2 primeros dígitos indicativos del año usando las dos primeras cifras del mismo: asi por ejemplo será 76 para el año 1976; y asi sucesivamente para los años siguientes. Los tres digitos restantes servirán para la numeración correlativa ascendentes: asi la primera solicitud de 1976 llevara el numero 76001, la quinta de 1977: 77005 y asi sucesivament. Tal numero se consignara en este espacio.

c) “Solicitud dirigida a-Nombre”: asi se consignara el nombre del Director General o Miembro del “Staff Central” a quien se dirige la solicitud.

d) “Posición”: En este espacio se consignara la posición de “Director General” si es la que corresponde; o bien la que desempeñe el Miembro del “Staff Central” cuyo nombre aparezca en el espacio que comentado en c).

e) “Solicitante –Nombre”: en este espacio se consignara el nombre completo del Miembro o Funcionario de “Staff” que estará presentando la solicitud.

f) “Posición”: En este espacio se consignara el nombre del puesto que desempeña el Miembro o Funcionario de “Staff” cuyo nombre se ha consignado en el espacio que se comenta en el punto e).

g) “Departamento en que Trabaja”: Aquí se consignara el nombre del Departamento en que trabaja el solicitante cuyo nombre aparece en el espacio comentado en el punto e).

h) “Lugares a visita”: En el mismo deberá enumerarse los lugares básicos que se visitara durante el viaje y en los nombres se desarrollara la labor que motivo el mismo.

i) “Tiempo Duración”: Aquí se consignara el numero de días que requerirá el viaje, de acuerdo con los planes de trabajo elaborados para el mismo.}

j) “Fecha Salida” Aquí se consignara el numero de días que requerirá el viaje, de acuerdo con los planes de trabajo elaborados para el mismo.

k) “Fecha de Regreso” aquí se consignara la fecha planeada para el regreso del viaje.

l) “Necesidades a cubrir/razones que demanda el viaje”: En este espacio, en forma breve pero clara deben consignarse las razones que hacen necesario el viaje. Los asuntos a tratar deben especificarse indicándose al mismo tiempo la imposibilidad de cubrir los objetivos por medios menos dispendiosos. Si el espacio resulta insuficiente se podrá usar una hoja corriente adicional.

m) “Con quien se coordino el viaje en afiliadas”: cuando entre los objetivos de viaje de hayan planeados entrevistas o sesiones de trabajo con funcionarios fuera de las afiliadas, en este espacio deberá colaborar con el visitante a efecto de que su viaje sea lo más fructífero posible.

n) “Con quien se coordino el viaje fuera de afiliadas”: cuando entre los objetivos del viaje se hayan planeado entrevistas o sesiones de trabajo con funcionarios fuera de las afiliadas, en este espacio se deberá consignarse los nombres y posiciones de los mismos.

o) “Programa del Viaje” la información a consignar en este espacio es la de mayor importancia. Deberá incluir en forma breve un itinerario del viaje indicando fechas, lugares así como un resumen del plan o del programa a desarrollar.

p) “Costo estimado del viaje”: De acuerdo con el número de días que se considera durara el viaje y con lugares a visitar se deberá hacer una estimación del costo del mismo la cual se consignara en este espacio. En las líneas que respectivamente se proveen, deben consignarse los costos estimados por los siguientes conceptos

p.1) “Transporte” En esta Línea se consignara en dólares el costo de transporte. El mas usual será el costo del tiquete de avión cuando el viaje se haga en aviones de línea. Si hubiera otros tipos de transporte adicional, se consolidaran todas las partidas en solo total. No incluirá taxi.

p.2). “Otros gastos” En esta línea se consignara en una sola cantidad consolidada todos los demás gastos en que según estimación se incurrirá: comidas, alojamiento, taxis, teléfono, lavado de ropa, etc.

p.3 “Total General” En esta línea se consignara la suma de las cantidades consignadas en las dos líneas anteriores. Esta suma deberá corresponder con el costo total estimado para el viaje desde el momento de su inicio hasta su terminación.

5) El trámite de la fórmula de “Programa de Viaje”, se hará en la siguiente forma:

a) El miembro o Funcionario del “Staff” interesados en realizar el viaje preparara el formulario correspondiente, suministrando la información requerida en la forma que indica en el punto 4) inmediato anterior.

b) Una vez que haya preparado y firmado este formulario lo presentara al Director General o al miembro del “Staff” respectivo, según corresponda para su análisis.

c) Si el viaje se considera necesario, él Director General o el Miembro del “Staff” respectivo lo aprobara mediante su firma.

d) Una vez aprobada

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