Sistemas De Organizacion

INTRODUCCION

Cuando se piensa sobre el porqué del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo aún más importante y no tan obvio, y es que la información puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamaño de una empresa u organización, la conducción exitosa de la misma estará dramáticamente influenciada por la precisión de sus registros y la adopción de decisiones acertadas.

Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a recursos de información que están más allá de la inmediatez física, sobrepasando las limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que también pueden respaldar la toma de decisiones.

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.

Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.

LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LA ORGANIZACION

En la actualidad un Sistema de información se define como un “Conjunto de componentes interrelacionados que reúnen u obtienen, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una organización”.

La información se define como “conjunto de datos significativos que han sido procesados y que son útiles para los usuarios finales.

La importancia de la información debe tomarse como otro recurso dentro de la organización y como herramienta poderosa que ayuda directamente a la toma de decisiones. Debe comprenderse también que la información es parte fundamental de toda empresa que ayuda a tener un alto nivel de competitividad y ofrece posibilidades de desarrollo; por consiguiente ayuda a cumplir con los objetivos de la empresa y logra ventajas competitivas.

Podemos definir entonces los sistemas de información en la organización (SIO) como un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores, la colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.

En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información, pero en la práctica es poco probable que exista un SIO complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.

Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.

Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.

Entre las actividades Principales de los SIO, tenemos:

1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.

2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados

3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

Podemos decir que el personal de la organización, en principio, “sabe” del SI más allá del uso de las tecnologías para solucionar sus necesidades. Es muy probable que no sean eficientes y eficaces pero se debe “descubrir” por parte de los analistas de sistemas y especialistas el tipo y el tiempo necesario para procesar la información, clasificarla y utilizarla para beneficio propio de la empresa

Un esquema de clasificación desarrollado originalmente por Mc Farlan , de gran utilidad, compara el papel de los SI las clasifica en:

 De alto potencial

 Estratégica

 Clave para las operaciones

 De apoyo

PLANEACION Y CONTROL EN LOS SIO

Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información.

Por

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