Organizacion Y Sistemas

1.- ANTECEDENTES:

Hoy en día, época de cambios y avances tecnológicos en las organizaciones, la administración se ha convertido en una de las áreas más importantes de la actividad humana, siendo que en la civilización en la que vivimos predominan las organizaciones. Este avance ha obligado a la administración a buscar los medios necesarios para sistemizar, controlar, y dar mayor eficiencia y eficacia a todos sus procesos, es así como vemos que el origen de Organización y Sistemas se remonta al año de 1.821 en la reorganización administrativa, esto por una parte, y por otra al proceso de modernización administrativa que se inicia en 1.965.

La primera fase abarca el periodo de 1.917 a 1.946, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración, en este periodo había bastante confusión porque se ligo la función de esta unidad con contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que estas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es a partir de 1.965, en donde, como se dice anteriormente se moderniza la administración y se introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y se consolida su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Es en 1.971 que se legalizan por medio de varios acuerdos:

 Se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas

 Se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia

 Se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.

Es así como hoy en día en la mayoría de las empresas se ha creado Centrales de Organización y Sistemas o Métodos para dar eficiencia a la labor administrativa.

2.- DEFINICION:

Como teoría, es una unidad creada para suministrar asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, disponer los procedimientos y como llevar los trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. (Empleo de métodos científicos de trabajo dirigidos a la planeación y organización de actividades para reducir los costos y aumentar la eficiencia de la productividad de los operarios). Introducción a las TGA, Idalberto Chiavenato, pp.66.

Su tarea es estudiar los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración cumpliendo como función aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen, como departamento, es el equipo o grupo de funcionarios especializados en la aplicación de las técnicas de mejoramiento administrativo.

Sus objetivos son:

 Conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo objeto de la intervención

 Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada área funcional

 Conceptuar el método como el proceso de reflexión que permite enfocar y abordar el problema de la organización

 Servir de vinculación entre el órgano central de administración y las dependencias en la ejecución de prioridades del mejoramiento

 Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas que de ellos se derivan

 Cambiar la actitud y comportamiento de las personas en el marco de la modernización de la administración.

Sus funciones:

 Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización

 Adecuar la organización y las funciones de acuerdo a las tareas del departamento en el que se trabaje

 Asesorar a los departamentos que lo soliciten en cuanto a la interpretación y aplicación de técnicas administrativas

 Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que debe realizar la organización en cada uno de los departamentos

 Estudiar, proponer e implementar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de todo el recurso humano.

Es importante aclarar que las funciones de Organización y Servicios o Métodos como también se le conoce, varían de acuerdo al desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las que puede recurrir para el desarrollo de análisis y diagnostico administrativo y diseño organizacional.

3.- NATURALEZA DE SUS FUNCIONES:

Sus funciones se originan como dijimos

...