Planeación de la función de relaciones públicas

Capítulo 9

Planeación de la función de relaciones públicas

Planeación de la función de relaciones públicas

Las relaciones públicas son un proceso, es decir, un conjunto de acciones, cambios o funciones que implican un resultado.

8Wilcox, 2001 1:7)

Cuando hablamos de la planificación en relaciones publicas nos referimos a toda la secuencia de etapas posteriores a la investigación que culminan con la ejecución eficaz de la campaña, o bien a la fase concreta situada entre la investigación y la comunicación, es decir, a la acción del método

(IACE de marston).

Función de relaciones públicas

 Investigar y evaluar las opiniones y actitudes que los públicos objetivos tienen sobre la organización

 Realizar la planeación de los programas de relación públicas en una organización

 Ejecutar el programa de relaciones públicas de la empresa

 Evaluar el programa de relaciones públicas de la empresa

1. Importancia de la planeación de la función de relaciones públicas

La importancia de la planeación es proporcionar información, de acuerdo al público objetivo, sobre

• La organización

• Reglamentos y normas

• Prestaciones y servicios sociales

• Productos y servicios

• Actividades de investigación

• Situación de la mercadotecnia

• Situación financiera

• Relaciones Laborales

• Planes de desarrollo

• Aporte a la comunidad

• Mejoras en la organización

Investigación Se define el problema o se determina la situación en la que se encuentra la organización, bien a través de una evidencia existente, bien a través de una investigación planeada.

Acción En cuanto a que se planifica un programa de actuación (lo que se va a hacer al respecto).

Comunicación Se ejecuta el programa de Relaciones Públicas

(como informar al público).

Evaluación Analizar si se ha llegado al público, si las acciones han llegado a los públicos a los que se dirigían y cual ha sido el efecto.

2. Etapas de la planeación

El no tomar medidas preventivas exige la toma de medidas correctivas y de ahí la necesidad de planificar a largo plazo

La planificación estratégica en Relaciones Públicas involucran

 La toma de decisiones

 La identificación de los públicos INVESTIGACIÓN

 El establecimiento de políticas o normas

 La determinación de las estrategias

3. Los programas de relaciones públicas

“El proceso de investigación y diagnóstico cimienta los fundamentos de la planificación y programación de la actividad de las relaciones públicas” Xifra (2005:173)

1. Situación

2. Objetivos

3. Público

4. Estrategia

5. Tácticas

6. Calendario / plazos temporales

7. Presupuesto

8. Evaluación

4. Los presupuestos de egresos para relaciones públicas generalidades

Presupuesto: es un documento contable que presenta la estimación anticipada de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo, por cierto período de tiempo

Un presupuesto para relaciones públicas puede dividirse en dos categorías

1. Lineal: En este caso es el ideal, ya que desglosas todos los puntos que se desarrollarán en el cambio de imagen de tu cliente, es decir, que tú le vas a vender hasta donde tu cliente decida llegar. Por ejemplo primero le vendes la idea pero sin decirle la estrategia que vas a utilizar, si decide seguir adelante el siguiente punto son los gastos de operación, si nuevamente decide seguir adelante ya le podrás dar la estrategia pero igual por puntos, es decir: qué tipo de comunicación va a necesitar, la operación que está va llevar y finalmente la campaña. La ventaja de este tipo de presupuesto es que: el cliente decide hasta donde llegar y por cada punto que tú le descubres, te paga lo acordado; además de que le cobras por el tiempo que estas invirtiendo en él. Las desventajas son nulas.

2. Por proyecto: No es muy recomendable este tipo de presupuesto, ya que te compra la idea completa, es decir, la estrategia, el tipo de comunicación que necesita, la campaña, etc. pero puede que vaya con otra persona o que él mismo quiera aplicarla pero lo más seguro es que no acierte en el cambio, ya que no tenía la perspectiva como tú la tenías. La desventaja es que aplicarán mal tu idea y evidentemente no obtendrán los resultados que tú les pudiste haber asegurado. La ventaja es que tendrán que invertir en una campaña nueva y diferente.

Los presupuestos para relaciones públicas normalmente se estiman por la experiencia dentro de los gastos se encuentra el pago por honorarios, o aquellos que son considerados como internos entre los cuales se completan la nómina y el desarrollo de actividades

Para los gastos extraordinarios se presupuesta un 10% de la totalidad del presupuesto

5. Ejemplo de programa de relaciones públicas

A continuación, se presenta un modelo de plan de Relaciones Públicas. Dichos planes no siguen un orden o modelo estricto a seguir para la realización del mismo. Por lo tanto cada plan que se realice será diferente a todos. La creatividad y la adaptación al contexto organizacional son la clave para realizar este proyecto.

También se ofrecen definiciones, conceptos y sugerencias a seguir para un mejor entendimiento y fortalecimiento del proyecto, que a su vez, servirán como guía a la empresa para un mejor arribo hacia los objetivos planteados en dicho plan.

Nombre de la Empresa y sentido del mismo.

“MAR DULCE” PUB. Dicho nombre se origina al surgir la impresión, en las socias originales, de que Colonia del Sacramento estaba rodeada por un río tan grande como un Mar, con la única diferencia que dicho “Mar” era de agua dulce.

Presentación de la empresa.

El 31 de Enero de 2007 se abre en la ciudad de Colonia del Sacramento un Pub llamado “Mar Dulce”, dicha apertura estuvo a cargo de una pareja de mujeres y una socia que se une a la S.R.L., poco después de estar realizado el proyecto de edificación.

El objetivo principal por el cual se decide instalar dicho lugar, es el de dar una opción más de salidas nocturnas a aquellos que todavía no se identifican con ningún lugar ya existente en la localidad, tratando de marcar la diferencia.

Finalizando la temporada alta, el local decide cerrar sus puertas debido a problemas internos entre las socias.

El 26 de Mayo del año 2008, la última socia que se había integrado a la sociedad, decide re-abrir el Pub, manteniendo el mismo nombre, pero dándole una renovación total en cuanto al sentido original del mismo.

Hoy en día, el Pub apunta a un público objetivo de nivel socio-económico medio, medio-alto siendo este un público joven, joven-adulto, y adulto, los cuales no encuentran un sitio agradable donde poder relajarse y divertirse. Cabe destacar también que dentro de dicho público se toma en cuenta la participación turística y empresarial de aquellos que visitan Colonia, con el fin de distenderse.

Organización Institucional.

Presentación del Plan

Al empezar la recorrida nocturna de Colonia del Sacramento se conoció por primera vez Mar Dulce. El lugar tenía muchas cosas a favor, y se pensaba que, si las mismas eran explotadas a favor cabía la posibilidad de un gran crecimiento.

Al frecuentar el lugar los autores del proyecto se dieron cuenta de que un rumor había causado en la opinión pública un imagen desfavorable. Y como consecuencia de esto existía una poca concurrencia del público. Esto fue el puntapié inicial que inspiró la realización del plan.

Uno de los pilares más importantes de este trabajo será intentar lograr el cambio de imagen que ya está en curso. Imagen negativa provocada por la falta de información del público y el aprovechamiento de la competencia. La información errónea que tomó estado público era de que, al ser dos de sus dueñas pareja, el lugar sería únicamente para personas homosexuales.

Misión y Visión de la Empresa.

La visión es una imagen de un estado futuro, deseado para las acciones de la organización. En otras palabras, es una descripción de lo que las cosas serían dentro de unos años, es un compromiso, y es el resultado de poner imaginación a los conocimientos a fin de proyectar un futuro posible que guíe las acciones.

Para alcanzar la meta planteada en la visión, es importante establecer también una misión, es decir, limitar el sendero por el cual la empresa atravesará durante su desarrollo.

La

...