Sistema Alfabetico

Sistema alfabetico.

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto. Este sistema denomina uniad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto. Pasos para achivar alfabéticamente: 1) Inspeccionar: Se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo. 2) Clasificación: Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía. 3) Macar o codifiar: Se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.

4) Distribuir: Consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.

5) Archivar: Se procede a colocra los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.

Sistema alfabético: Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puedearchivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto). Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres deacuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

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