SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS

SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS

CONCEPTO:

A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o de la razón social no se considera al organizar los documentos.

No existen unas reglas claras que determinen el vocablo preciso; la única norma es la de carácter experimental. pero, para realizar este análisis conceptual simple, es necesario preguntarse:

¿ Cuál es el tema central del documento?

¿ Los usuarios del servicio de documentación lo solicitarán con ese nombre?

¿ Su traducción e interpretación será precisa?

La organización de un archivo por materias requiere de gran cuidado. Es necesario elegir nombres o expresiones simples, claros, sintéticos, significativos y técnicos para cada asunto, tratando de reducirlos a un solo vocablo y empleando el plural prioritariamente.

En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello, es necesario conocer bien el tema central del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.

USOS: Cuando las empresas están interesadas en el conjunto, o en la naturaleza de las transacciones que realizan, o en la clase de material que necesitan archivar, o requieren el uso del tema que tratan, se recomienda el archivo por asuntos.

Veamos algunos casos específicos donde se aconseja su uso:

Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando.

Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones docentes, para su material didáctico.

CLASES: El archivo por asuntos se subdivide en :

- Estilo diccionario

- Estilo enciclopedia

1) Estilo diccionario o directo

Este estilo no presenta división alguna de temas: éstos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un diccionario; no necesita tarjetero.

Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios en la sección clasificada o las páginas amarillas de un directorio telefónico.

Su organización es muy simple:

Guías alfabéticas para indicar el orden alfabético del grupo.

CARPETAS INDIVIDUALES, en estricto orden alfabético por asuntos.

Estilo enciclopedia

Generalmente, este estilo tiene un número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por relaciones lógicas.

Requiere personal especializado y mayor tiempo para preparar el material porque hay que leer cada documento o conocerlo, comprenderlo y determinar el asunto o tema, y subrayarlo, marcarlo o anotarlo.

El asunto puede encontrarse en la referencia o en el texto; si no aparece en ninguna de las dos partes anteriores, debe deducirse y anotarse en la esquina superior derecha del documento.

Es necesario crear un Manual o Plan de Archivo por asuntos, que presente el arreglo enciclopédico. Debe incluir asuntos principales, divisiones y subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el índice de un libro. La persona que desee información acerca de su organización podrá encontrarla allí. Además, este sistema requiere entrenamiento previo del personal que labora en el archivo y del usuario.

SISTEMA NUMERICO

Representa el ordenamiento a base de números; éstos se usan como índices, guías, subguías y carpetas.

Este principio es indirecto porque requiere consultar un tarjetero,

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