SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS

SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS

CONCEPTO:

A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o de la razón social no se considera al organizar los documentos.

No existen unas reglas claras que determinen el vocablo preciso; la única norma es la de carácter experimental. pero, para realizar este análisis conceptual simple, es necesario preguntarse:

¿ Cuál es el tema central del documento?

¿ Los usuarios del servicio de documentación lo solicitarán con ese nombre?

¿ Su traducción e interpretación será precisa?

La organización de un archivo por materias requiere de gran cuidado. Es necesario elegir nombres o expresiones simples, claros, sintéticos, significativos y técnicos para cada asunto, tratando de reducirlos a un solo vocablo y empleando el plural prioritariamente.

En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello, es necesario conocer bien el tema central del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.

USOS: Cuando las empresas están interesadas en el conjunto, o en la naturaleza de las transacciones que realizan, o en la clase de material que necesitan archivar, o requieren el uso del tema que tratan, se recomienda el archivo por asuntos.

Veamos algunos casos específicos donde se aconseja su uso:

Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando.

Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones docentes, para su material didáctico.

CLASES: El archivo por asuntos se subdivide en :

- Estilo diccionario

- Estilo enciclopedia

1) Estilo diccionario o directo

Este estilo no presenta división alguna de temas: éstos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un diccionario; no necesita tarjetero.

Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios en la sección clasificada o las páginas amarillas de un directorio telefónico.

Su organización es muy simple:

Guías alfabéticas para indicar el orden alfabético del grupo.

CARPETAS INDIVIDUALES, en estricto orden alfabético por asuntos.

Estilo enciclopedia

Generalmente, este estilo tiene un número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones.

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