Sistema Alfabetico

Sistema alfabético

El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

Secretariado

Pero existen excepciones que podrían complicar la clasificación, para ello, se deberán tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas excepciones:

•Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y éste es el mismo en las dos, se usará el segundo apellido como elemento clasificatorio. Es posible encontrar personas con ambos apellidos idénticos, si se diera esa circunstancia, usaríamos el nombre como palabra ordenatriz. Si las dos personas tuviesen el mismo nombre y los mismos apellidos, se deberá usar una palabra ordenatriz distinta para su clasificación, como por ejemplo, la población o la calle de residencia de cada una de ellas.

•Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo, Maria del Mar Carrero López-Serrano, se considerarán los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviese tres apellidos en lugar de dos.

•Tampoco se tendrán en cuenta a efectos de clasificación las partículas: de, la, el e y, como por ejemplo: Julián de Heras Fernández. A todos los efectos de clasificación será considerado como Julián Heras Fernández.

•Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa, seguidamente, se indicarán el resto de los términos separados mediante una coma, por ejemplo, RMG Industrial, se clasificará como RMG, Industrial. Otro ejemplo de clasificación podría ser: El Corte Inglés, S.A. se clasificaría como Corte Ingles El, S.A.

•Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona geográfica determinada, por ejemplo, Manuel Mantón, S.L. o Persianas Arganda, S.A. se clasificará el documento por el nombre propio o por el nombre de la zona geográfica, es decir, Mantón Manuel, S.L. y Arganda Persianas, S.A.

•Existen nombres de empresas que empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos, Hijos, Sociedad, Compañía, Almacén, etc., o abreviaturas o partículas como de, el, Cía., S.A., etc. La norma es no considerarlas a efectos de clasificación.

•Cuando el nombre de la empresa esté formado por nombre propios, por ejemplo: García Carrión, S.A. el criterio de clasificación será idéntico que el usado para personas.

•Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificación su denominación general. Por ejemplo:

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•Las empresas con nombre abreviados, se clasificarán según su nombre completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:

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•Cuando el nombre de una empresa comience por un artículo, éste no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.

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Sistema geográfico

Este sistema se basa en la clasificación de documento según el lugar por el que éstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde éstos se encuentran ubicados.

La clasificación podrá disponerse en varios niveles: País -->Comunidad Autónoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Dirección-->Personas.

Este sistema permite su utilización con el sistema anterior (alfabético-geográfico), de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geográfica y su título por el sistema alfabético, así por ejemplo una posible clasificación para España sería la siguiente:

Castilla León -->Ávila-->El tiemblo -->Díaz, Forjados, S.A.

Castilla la Mancha --> Madrid -->Arganda del Rey -->Alfaro Aluminios, S.L.

Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentación y que esta sea susceptible de poderse clasificar por zonas geográficas, este sistema aportará dinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar información, si a esto unimos la aportación de la clasificación alfabética, dispondremos de un sistema combinado fácil de usar. Pero este sistema tiene como principal inconveniente que debemos recordar las distintas zonas geográficas, si éstas representan una gran cantidad, deberemos disponer de una base de datos auxiliar para

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