Sobre la filosofia

Texto Zaremba

Éxito comunicacional y organizacional

-Este libro se basa en la premisa de que la comunicación es integral con la actividad organizacional. La idea es explicar porqué la comunicación es tan importante en las organizaciones y cómo los individuos de una organización puede trabajar de manera más eficiente.

La organización comunicacional es una área de estudio que involucra: habilidades, redes comunicacionales, cultura, manejo de información y el potencial abuso de la autoridad. El entender cómo todas estas disciplinas se entrelazan es una forma de poder.

(En cada capítulo del libro se presentan entrevistas de empresarios y su relación con la comunicación en las organizaciones).

Chester Barnard es un teórico que y dueño de la fundación Rockefeller:

“El sistema de la comunicación o el mantenerla, es un problema esencial y primario en cualquier organización seria, en donde su efectividad y eficiencia recae siempre en la comunicación, es algo vital porque todos los factores organizacionales dependen de ella para sobrevivir”.

En las organizaciones, toda comunicación es un fenómeno: central, multidimensional y que debe estar en todos lados.

La comunicación es central

Tal como en todas las formas de organización la comunicación son necesarias para las actividades organizacionales y por ende, para su éxito. Define límites y percepciones tanto de las organizaciones como de los individuos. No es como que la comunicación sea un valor agregado para la organización si no que es un factor central y vital para una organización.

Charles Reading es considerado el padre de la comunicación organizacional y el primero en hablar de ello en uno de sus libros. El es como el pionero en términos de la comunicacion organizacional.

“En toda instancia organizacional que se ha visto un problema o algo por el estilo, la comunicación humana se ha visto involucrada. De hecho hay estudios que han determinado que cuando la comunicación falla es una señal de que la organización va a fallar.”

(Esto dijo antes de morir, OMG)

Philip Tompkins, estudiante de Reading, también escribió sobre el tema. El describe su trabajo como consultor comunicacional en Marshall Space Flight Center y describe el episodio que se vivió con el Challenger (la explosión de la nave, lo vimos en clase). El hace un hincapié en que el fracaso del Challenger se dio por una ineficiente comunicación organizacional. Tompkins se toma de esto y dice que efectivamente las organizaciones tienen imperativos comunicacionales que resultan como desastres si no se resuelven.

Más allá de las consecuencias que puede traer una mala comunicación, es también visto como un elemento que puede reflejar la calidad misma de la organización, “La comunicaci´n no sirve a la organización, la organización es la comunicación”. Por ende hace mucho más que existir, si no que también lleva a cabo todos los planes.

Organización → Comunicación → Conectividad → Conocimiento (Mantra de cómo se debería llevar la organización, lo cual demuestra que esta es central).

La comunicación es una actividad que debe estar en todos lados

La comunicación es una actividad, en la cual casi todos los miembros de una organización participan de manera continua, independiente del rango de la persona.

Si analizamos los roles que tiene un manager en una organización podemos nombrar:

-Cooperación y comunicación  

-Monitorear

-Entregar información

-Ser un lider

-”Spokeperson”

-Manejar los disturbios

-Tomar riesgos financieros

-Manejar datos

Todas estas cosas están relacionadas directamente con la comunicación. Se puede aplicar a todo tipo de organización, no solo empresas.

Tres razones de porque la comunicación debe estar en todos lados

1. Las organizaciones funcionan al operar de manera independiente: Para que una organización ofrezca un producto o servicios se necesita que muchas partes de la organización interactúen entre ellas. Cada organización cuenta con divisiones especializadas en torno al trabajo y los niveles de expertise que son independientes  unas de otras, por ende es vital que la comunicación entre ambas unidades sea de buena calidad, así mismo de empleados y sus departamentos. La calidad de un producto puede verse afectada directamente por mala comunicación interna.

(Ejemplo hecho por mi: Si yo quiero hacer publicidad en todo Chile, tengo que cerciorarme de que estoy distribuyendo productos a todo chile, por ende tengo que estar en contacto con la logística de la organización, si no, no vale la pena)

2. Las organizaciones deben transmitir información en torno a las expectativas y las políticas de la empresa: Si un manager no se comunica efectivamente, como su empleado va a tener claras sus responsabilidades o las políticas de la organización. Es importante que las organizaciones sean inteligentes a la hora de que canales comunicacionales se utilizarán para comunicarse con sus empleados para que no ocurra que la información se mandó a las personas equivocadas o que no quedo claro algo, etc. Por otro lado, la comunicación no es un acto lineal de “one-shot” es decir, uno tiene que asumir que existirá una conversación en donde el receptor tendrá preguntas, comentarios, etc. Los emisores deben estar preparados para recibir y reaccionar ante la respuesta del otro, si no la información no fluye de manera correcta.

3. Mala comunicación interna puede traer consecuencias entre las relaciones interpersonales afectando la eficiencia de una organización.

La comunicación organizacional es multidimensional

La comunicación organizacional es multifacética y compleja. El rango de los problemas que pueden existir en términos comunicacionales que pudiesen afectar a una organización son muy extensos y muchas veces las causas del problema son mucho más complejas.

Uno de los problemas es que la palabra, comunicación, bajo el contexto organizacional se presta para varias interpretaciones.

Para algunos, se refiere a el habla, el escuchar y escribir, para otros se relaciona con las tecnologías que facilitan las comunicaciones entre empleados. Alguno de los problemas con los que nos podemos encontrar son los siguientes:

-El mal uso del email (cuando se vuelve spam)

-Conversaciones informales

-Cuando las reuniones son percibidas como una pérdida de tiempo por que no entregan información relevante

-Problemas de credibilidad en torno a la organización

-Mala comunicación en torno a temas por insensibilidad, necesidades o diferencias culturas

-Comunicación a la defensiva

-Cuando las páginas web no se actualizan

-Poco compromiso en compromisos o reuniones.

-Poco feedback a los empleados

Muchas veces las organizaciones creen que estan haciendose cargo de los problemas comunicacionales pero muy pocas veces saben solucionarlo desde el núcleo del problema.

*La Asociación de Comunicación Empresarial (ABC) es una organización académica que publica papers en torno a este tema, anualmente se discuten situaciones y se discuten.

Problemas multifaceticos

Por años, el autor fue coleccionando cuñas de personas que se les preguntaba si podían describir tipos de problemas comunicacionales a los que se han enfrentado en sus trabajos.

Algunos de los temas señalados:

-Problemas de confianza y credibilidad

-Los espamean con emails irrelevantes

-En reuniones, usan términos complejos que nadie explica

-Las teleconferencias no siempre funcionan bien, ya que siempre hay alguien que sale perdiendo en las horas (por los cambios de horario según zona global)

-Solo se le dan comentarios negativos

-Poco compromiso con las horas (atrasos)

-Entregan tareas para hacer tarde y se tienen que hacer de un día para otro

-No hay feedback

Perspectivas del manager

Un estudio entrevistó a 140 personas que eran managers o que les gustaría ser managers, todos los participantes eran part-time estudiantes de MBA por ende trabajan todo el día o acaban de hacer contratados. La idea es que describen situaciones que hayan sido particularmente difíciles de abordar y situaciones que les gustaría que les dijeran cómo abordarlas mejor. Se analizaron todas las respuestas

Los resultados apoyan la premisa de que la comunicación organizacional es multifacética. En un 40% de los problemas descritos se trataba sobre como la ausencia de canales de comunicación afectaba la comunicación (Por ejemplo, el no tener acceso a cierta información). Un 30% de los problemas se refería a la calidad de los mensajes recibidos, en términos de tiempo, pertinencia, credibilidad y la forma en que se diseminó el mensaje (Por ejemplo cuando te spamean el mail, al final no lees todos y pierdes información importante). El 15% se dio en casos donde las habilidades comunicativas orales fueron el problema (Por ejemplo cuando tocan temas sensibles, como tratar gente de distintas culturas etc.). En el fondo, este estudio prueba que los problemas que se dan en comunicación organizacional van más allá de problemas de información en la administración, si no que es mucho más multifacético que eso.

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