Como Manejar El Tiempo

Lección 2: Factores que afectan al tiempo

Los factores que afectan a la gestión del tiempo son muy heterogéneos y dependen de cada estructura organizacional, si bien pueden establecerse unos parámetros básicos que son de aplicación en la mayoría de circunstancias.

En primer lugar, la agenda de trabajo es un factor cuya correcta gestión resultará determinante para establecer los períodos que deben dedicarse a cada actividad. Es necesario destinar unos minutos al día a la planificación de la agenda. De esta forma, se podrá tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Se trata de que sea uno mismo el gestor de su propio tiempo. No hay que dejar que sean otros los que lo hagan, evidentemente siempre y cuando el puesto y cargo lo permita.

Definir previamente los objetivos es el segundo factor esencial. Una dirección de empresa eficaz sólo puede funcionar con éxito cuando se trazan unos objetivos claros y bien definidos y se controla la consecución de los mismos. Los objetivos constituyen un reto para todas las personas en ellos interesados y desencadenan acciones: se sabe a dónde se quiere ir y qué meta alcanzar. Las metas son al mismo tiempo el parámetro para enjuiciar y valorar un esfuerzo. Dirigir por objetivos (management by objectives) es un método tanto eficaz como cooperativo para gestionar el tiempo. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de no estar demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es importante, restando tiempo a otras que sí lo son.

Es preciso, como tercer factor en la gestión del tiempo, distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. Por importantes entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, los costes o los ingresos. Uno de los problemas principales de los estamentos directivos es el continuo intento de hacer demasiadas cosas a la vez, corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos. Al final de un duro día de trabajo se llega a la conclusión de que si bien se ha trabajado mucho, en ocasiones se han dejado por hacer o no se han terminado cosas importantes. Los buenos directivos se caracterizan por ser capaces de hacer muchas cosas como muy diversas actividades dedicando un determinado tiempo única y exclusivamente a una sola tarea. Resuelven siempre sólo una cosa y de una vez, pero de una forma consecuente y premeditada. Premisa imprescindible para ello es establecer prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo. Establecer prioridades significa decidir qué tareas son las de primer orden, cuáles las de segundo, y cuáles son las que hay que realizar a continuación.

Por ultimo, la llamada “curva de rendimiento” se presenta como otro factor importante en la gestión del tiempo. El rendimiento de toda persona

...