ORGANIZAR Y GESTIONAR EVENTOS

ORGANIZAR Y GESTIONAR EVENTOS

Uno de los puntos principales para organizar un evento es conocer al cliente, para poder ofrecerle una experiencia satisfactoria llenando todas sus expectativas.

La creatividad, que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos 

La planificación es necesaria para organizar un evento, acá se toman decisiones a las cuales el organizador de eventos se tiene que apegar para que este sea un éxito.

Fases del Evento:

Pre-Evento

Evento

Post-Evento

Pasos para realizar un evento

• Determinar el tipo de evento a realizar
• Realizar un check list del evento.
• Preseleccionar al menos dos fechas para la celebración del evento.
• Establecer un programa (agenda preliminar) para el evento.
• Definir qué tipo de proveedores atenderán nuestro evento
• Preparar un presupuesto detallado.
• Estar en continuo contacto con los proveedores. (Negociar tarifas)
• Preparar un plan de contingencia para situaciones imprevistas
• Realizar listado de invitados
• Organigrama del lugar del evento y de cómo será el montaje
• Cronograma del evento
• Confirmar a los asistentes para hacer un listado final

Planificación de eventos

Antes de comenzar a organizar eventos, recuerda que la planificación es esencial.  Echa un vistazo a nuestra guía gratuita “Modelo de organización de eventos“, donde te contamos qué 9 aspectos son imprescindibles en tu evento y su relación entre sí.

10 aplicaciones que te ayudarán a organizar eventos

1. Monitorización de eventos

Socialmention: Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar lo que se está diciendo de ti en redes sociales y en internet. Te permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca.

Precio: Gratuito

2. Organización de concursos para eventos

Easypromos: Esta herramienta te permitirá crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados.

Precio: Desde 12 y 25 euros por promoción única o suscripción mensual, respectivamente.

3. Gestión de redes sociales

Hootsuite: Herramienta con un plan gratuito que te ayudará a gestionar tus redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma.

Precio: Gratuito para un máximo de 3 cuentas.

4. Interacción de tu público con tu evento

Yarr TV: Haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que muestren el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática.

Precio: Dispone de una versión de prueba gratuita.

5. Comunicación con tus usuarios

MailChimp: Te permitirá hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress.

Precio: Dispone de una versión gratuita.

6. Gestión de los datos de los asistentes

Summa CRM: Si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales y el presupuesto para ello no es muy elevado, este CRM puede ayudarte.

Precio: Dispone de una versión gratuita.

Para los apasionados de Gmail, existen alternativas que convertirán tu correo electrónico en un propio CRM. Este es el caso de Streak que te permitirá hacer un seguimiento de todos los correos que recibas de tus clientes potenciales.

7. Organización de tareas

Todoist: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador podrás tener acceso a todas las tareas que tengas que realizar.

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