ORGANIZAR EVENTOS

ORGANIZAR EVENTOS.

QUE ES EVENTO?

Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.

CLASIFICACION

De acuerdo con la naturaleza del evento:

• Culturales: Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento ,y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades

• Sociales: Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaños, aniversarios

• Deportivos: prueba, campeonato, juegos

• Educativos: seminario, conferencia, científico

• Tecnológicos:

• Político:

• Científico:

• Recreativo: festival, espectáculo

De acuerdo con el grado de exclusividad:

• Públicos: es todo acontecimiento organizado con el fin de congregar a quienes acuden para presenciar una actuación, representación, exhibición o proyección de naturaleza artística, cultural o deportiva ofrecida por un empresario, por actores, por artistas o cualesquiera otros ejecutantes

• Privados: Un evento Privado es cualquier evento solicitado con una función no pública ni promocional

De acuerdo con el alcance y magnitud del evento:

• Mundial

• Regional

• Internacional

• Local

• Nacional

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

Coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del evento

Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativas y hace posible la ejecución del evento

Comisión técnico - académica: Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo:

• Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.

• Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.

• Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Comisión de Festejos y Recreación:

• Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.

• Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

• La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.

ESTAPAS DEL EVENTO

PRE - EVENTO

1. Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento.

El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.

Se debe nombrar comité organizador:

• Coordinador general

• Comisión de logística

• Comisión técnico – académica

• Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo

• Comisión de Festejos y Recreación

Seleccionar la Fecha:

Se debe tener en cuenta

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.

• Horario y frecuencia de los transportes.

• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

. Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento:

• Participantes

• Expositores o ponentes

• Delegados

• Invitados especiales

• Acompañantes

Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización:

• Ciudad sede

• Instalaciones especificas donde se realizara el evento

• Capacidad

• Comodidad

• Iluminación

• Equipos

• Acceso

Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Estimación de Recursos

• Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento

• Materiales: Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.

• Técnicos: Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:

• Publicidad y Promoción

• Impresos y Originales

• Alojamiento

• Alquiler y Montaje Salones

• Transporte

• Eventos Sociales

• Recursos Humanos

• Servicios Profesionales

• Papelería

• Alquiler de Equipos

• Otros

• Imprevistos

Ingresos:

• Espacios Publicitarios

• Actividades especiales

• Venta de comidas y bebidas

• Concesiones para venta

• Cuotas de registro al evento

• Donativos y patrocinios

• Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

Promoción del Evento

• Medios de Comunicación

• Correo Directo

• Publicidad Impresa

Diseño y Elaboración de Impresos

Selección y Capacitación del Personal

Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios

EVENTO

• Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento

• Registro de los Participantes

• Realización del Acto de Inauguración

• Realización Cóctel de Bienvenida

• Implantación del Programa General de Actividades

• Clausura del Evento

• Realización Evento Social de Despedida

• Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte

POST – EVENTO

Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al Evento:

• Conclusiones

• Elaboración de la Memoria

• Información de Tipo Académica y Administrativa

Evaluación

OPINIÓN

• Participantes

• Expositores o Ponentes

• Comité Organizador

EVALUACIÓN

Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

Agradecimientos

• Auspiciantes

• Pat rocinantes

• Ponentes

• Otros Colaboradores

Cumplimiento de Compromisos

• Cancelación de Obligaciones con proveedores.

• Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.

• Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS

Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está

Dirigido el evento.

Objetivos del evento: aquí se va a definir que se pretende al realizar el evento, se

Puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los

Objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.

Directriz: Una directriz es una instrucción o una norma que se tiene en cuenta para la ejecución de algo. También se trata de aquello que determina las condiciones de generación de una cosa. Las directrices, por lo tanto, sientan las bases para el desarrollo de una actividad o de un proyecto.

Población objeto: Conjunto de individuos de los que se quiere obtener una información. La población objeto se ve como el grupo de personas al cual va a ser destinado determinada investigación, proyecto o evento a realizar.

Tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento

Conferencistas o ponentes: es la persona encarga de exponer sobre un determinado asunto frente a un público.

Participantes o invitados: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

Perfil de los asistentes: Existen muchos perfiles para los asistentes a un evento ya que todos no son iguales y para el mismo publico. Ejemplo un evento empresarial deben ir empresarios. Para una piñata deben ir niños. Para una boda van todas las personas etc.

Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que

Tomar en cuenta lo siguiente:

• Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del Evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad Del evento.

• Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta Suspensiones, periodos vacacionales, destino, etc.

COMITES

Comité organizador

...