Archivo General De La Nacion

LEGISLACION DOCUMENTAL

MARIA CRISTINA RICO RODRIGUEZ

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

1. ¿CUALES SON LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION?

De conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:

1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.

3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.

4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.

6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

2. CIRCUAR EXTERNA 001 DE 2011

DE QUE TRATA

TRATA POR LA PROTECCION DE ARCHIVOS POR OLA INVERNAL

Es motivo de preocupación para el Archivo General de la Nación, la crítica situación que atraviesa gran parte del territorio nacional debido al fuerte invierno sufrido durante los últimos meses, que ha causado grandes pérdidas en todo sentido y afectado a un sin número de colombianos.

Teniendo presente que la prioridad del Gobierno Nacional es la asistencia humanitaria de esta emergencia, pero que también existen otras áreas que deben ser consideradas por parte de las entidades, se hace necesario tomar medidas preventivas y correctivas para la protección de los documentos producidos por Gobernaciones, Alcaldías y entidades públicas y privadas con funciones públicas de los órdenes departamental, distrital y municipal, pues su preservación afecta de modo directo los derechos de los ciudadanos, a futuro.

¿QUE SE DEBE HACER CON LOS DOCUMENTOS MOJADOS DEBIDO A UNA DESASTRE?

Los documentos mojados deberán trasladarse a una zona seca (diferente a aquella donde se ubiquen los documentos no afectados). Con buena ventilación, ubicándolos sobre mesas o estantes en lo posible, para que se sequen abiertos, sobre papel absorbente o material similar, recordando que den voltearse constantemente las hojas, para garantizar un mejor secado. se deben separar los folios con la ayuda de pitillos para favorecer la circulación de aire y así el secado. la documentación que se vaya recuperando deberá trasladarse a una zona seca y separada.

3. ACUERDO 027 DE 2006

GLOSARIO

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo

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