Caracteristicas Y Oportunidades Del Sector Productivo

Organización de los archivos de gestión

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes. Organización de los archivos de gestión

Los archivos de gestión son aquéllos en los que se reúne la documentación que se encuentra en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten. La organización delos archivos, según los artículos 40 y 41 de la Ley 200 de 1995, es responsabilidad de los jefes de oficina, aunque su manejo sea competencia de la Secretaría General o del funcionario delegado para tal fin.

En la organización de los archivos de gestión se deben seguir los siguientes pasos

Alistar los expedientes que se van a abrir para cada serie y su serie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, evitando que al agregarse los correspondientes 36

Tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Cada carpeta puede conservar un máximo de 180 folios.

...