Consepto De La Partida Doble

2.1 ANTECEDENTES.

CONCEPTOS Y REGLAS DE LA PARTIDA DOBLE

La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente económico, considerando su conjunto.

2. REGISTRO DE OPERACIONES EN ASIENTOS DE LIBRO DIARIO.

En el libro diario se anotan las operaciones que realiza una empresa de manera cronológica y ordenada, informando una serie de datos como:

1. Folio (número de la página).

2. Fecha de la operación

3. Número progresivo de las operaciones.

4. Folio de las cuentas de libro mayor que se afectan a través de cargos y abonos.

5. Nombre de las cuentas que se ven afectadas en las operaciones.

6. Breve explicación de cada una de las operaciones efectuadas, destacando en ellas la clase y número de documentos comprobatorios que ampara a las mismas.

7. Importe de las cantidades que afecten a las subcuentas, las cuales se anotarán en la columna parcial.

A la anotación de cada una de las operaciones contenidas en este libro se le conoce técnicamente como "asiento de diario".

Existen 2 tipos de asiento de diario:

1. Asientos simples (que son aquellos que se componen únicamente de un cargo y un abono).

2. Asientos compuestos (aquellos que se componen de uno o mas cargos, y uno o más abonos).

3. REGISTRO DE OPERACIONES EN ESQUEMAS DE LIBRO MAYOR.

Contiene por separado las cuentas individuales de contabilidad (catalogo de cuentas) que necesita la cantidad económica para registrar sus operaciones. Las operaciones se transfieren del Libro Diario General al Libro Mayor, cuenta por cuenta, para clasificar y resumir las operaciones por cada uno de los conceptos que integran la información financiera de la entidad. Existen otros sistemas de registro en diarios especiales, los que serán tratados posteriormente, que sumarizan operaciones iguales, pero siempre se transfieren al mayor todas ellas, generalmente en periodos mensuales.

4. CONTRIBUCIONES EN EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES.

En los sistemas de contabilidad, el proceso para el registro de las operaciones y la obtención de información financiera, se debe estructurar como alguno de los sistemas contables:

Sistema manual: la operación medida, cuantificada y clasificada con base en el catálogo de cuentas:

A) Se registran en el libro diario.

B) Se pasan o transfieren el libro mayor

C) Simultáneamente el inciso B se registra en auxiliares.

D) Se obtiene el saldo del mayor.

E) Se obtiene una balanza de comprobación.

F) Se prepara la información financiera.

Sistema mecanizado de registro directo: la operación medida, cuantificada y clasificada con base en el catálogo de cuantas:

A) Se operan los auxiliares de cuenta mayor y se descarga la suma de los importes registrados en la cuenta de mayor correspondiente. Simultáneamente, a través de copia al carbón se obtienen el registro en el libro diario. El libro diario y mayor de este sistema se conforman a través de hojas sueltas que se empastan después de ser usadas, formando los libros correspondientes.

B) Se obtiene una balanza de comprobación.

C) Se prepara la información financiera.

5. BALANZA DE COMPROBACIÓN.

La balanza de comprobación es el documento contable que se elabora al término de cada período de operaciones (comúnmente cada mes) con la finalidad de comprobar que en el registro de todas las operaciones practicadas se respetó la técnica de la partida doble.

Este documento se integra con los siguientes datos:

• Nombre de la entidad.

• Indicación de ser balanza de comprobación.

• Folios de las cuentas de mayor.

• Nombre de las cuentas.

• Movimiento deudor y acreedor de las cuentas.

• Saldo deudor y acreedor de las cuentas.

6. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES.

Los principios de contabilidad aplicables a los Estados financieros de una entidad son: Entidad, Período contable y Revelación suficiente. El estado de Situación Financiera o balance general cumple de hecho con el principio de entidad, ya que informa sobre los bienes, valores, derechos y obligaciones de la entidad como ente económico independiente y con personalidad jurídica propia, que la acredita como sujeto de derechos y obligaciones.

El estado de resultados por su parte, cumple con el principio de período contable pues informa sobre los resultados obtenidos por una unidad económica en un período convencional (normalmente cada mes), después de haber confrontado el ingreso y egreso sucedidos en dicho período.

El principio de Revelación suficiente debe ser observado en la elaboración de los estados financieros, ya que estos deben contener la información financiera indispensable para que los usuarios externos e internos de la misma puedan formarse un juicio exacto de la situación de la entidad.

SISTEMA DE POLIZAS DE TRES REGISTROS

CONCEPTO

Póliza: El término procede de un tecnicismo estadounidense (vou¬cher), el cual significa "comprobante" o "vale" y se utiliza como un documento de carácter interno que sirve para registrar las operaciones de las negociaciones, además ahí se archivan los documentos soporte que dieron origen a dichos registros.

Contiene datos como: fecha, número, nombre y codificaci6n de las cuentas afectadas, .importes, quién lo hizo, autorización, así como el concepto.

Existen tres tipos de Pólizas

1. Registro de pólizas de diario (“P. D”)

2. Registro pólizas de entradas de dinero (POLIZA INGRESO “P.I”)

3. Registro de pólizas de salida de dinero (POLIZA EGRESO “P.E”)

Registro de pólizas de diario

En las pólizas de diario se deben registrar las operaciones que se denominan virtuales, es decir que no tienen movimiento de entrada ni salida de efectivo, como ejemplo el registro de las depreciaciones y amortizaciones, asiento de apertura.

Registro de pólizas de entrada de dinero

En estas pólizas sólo registramos las entradas de dinero, es decir los ingresos, como son cobros a clientes por ventas o servicios.

Registro de pólizas de salida de dinero

En estas pólizas registramos todas las salidas de dinero, es decir todos los pagos o gastos realizados por un negocio, actualmente las pólizas se llaman "de egreso" o "pólizas de cheque".

Las pólizas de egreso se utilizan para el registro de salidas, como comisiones y situaciones bancarias.

Las pólizas de cheque son las más usadas actualmente en virtud de que por medio de ellas registramos todos los gastos y las compras que se realicen en una negociación, e incluso es un requisito fiscal que para que los egresos tengan ese carácter deben ser realizados a través de las cuentas bancarias (cheque)

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

Ventajas:

1. Mayor división del trabajo.

2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:

1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Sistema de póliza única: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.

Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.

Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en

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