Documentos

Administración documental

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Documentación

Epistolar

Estrucrura funcional

Flujo

Foliación

Franqueadora

Farnquicia

Gestión de documentos

Minuta

Original

Prescripción

Plazo precaucional

Archivo

Archivo de gestión

Histórico

Intermedio

Legajo

Perforar

Usuario

Selección

Tablas de retención

Fondo documental

Serie

Tipo documental

Sección documental

Administración documental: Son aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos.

 Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

 Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.

 Conservación: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

 Cronológico: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento.

 Documentación: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información

 Documento: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

 Epistolar:

 Estructura funcional: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

 Expediente: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente.

 Facsímil: Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas. El nombre viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se identifica de excelente manera, lo que es este aparato. Una máquina que envía a distancia, la copia de un texto o imagen.

 Filatelia: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.

 Flujo: Abundancia excesiva de información.

 Flujograma:

 Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

 Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

 Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

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