Evaluacion De Proyectos

Capítulo 5: Organización.

5.1 TIPOS DE ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA

La definición de estrategias para el óptimo desarrollo de un proyecto no es una actividad desconocida para un gerente de proyectos, pues desarrollar estrategias es algo que se hace diariamente o que se puede realizar cualquier día.

Las estructuras organizacionales más conocidas son cinco:

o Centralizada

Todas las responsabilidades y decisiones corresponden al gerente “el hombre orquesta”, quien gerencia todos los proyectos.

o Funcional

La autoridad y las responsabilidades se distribuyen por especialidades de áreas analíticas. La división del trabajo clara y el desarrollo de especialistas que hablan en un mismo idioma y garantizan eficacia en su realización, y permite multiplicar y optimizar el uso de lao recursos en una organización compleja en diversidad de unidades, mostrando una homogeneidad de políticas en toda la organización y cierta flexibilidad para ampliar o reducir su tamaño sin que se pierdan sus mejores recursos. La gerencia de un proyecto es una designación honorifica que puede recaer en cualquier funcionario, pero con mucha responsabilidad y poca autoridad y recursos.

o Divisional

La autoridad y las competencias se distribuyen según los campos de actividad de una empresa diversificada, por unidades de negocio o de proyecto. Se divide el trabajo en unidades totalmente autónomas. Se fundamenta en ejecutivos generalistas, frente antes que especialistas, quienes deben desarrollar criterios de eficiencia en la búsqueda de los objetivos, la realización del proceso y la obtención de resultados.

o Mixta

La autoridad y las competencias se reparten por especialidades: las áreas de soporte y divisional las gerencias de proyecto. Es una fase intermedia entre la estructura funcional las gerencias de proyecto. Se centralizan por especialización algunas de sus funciones como la administrativa, los recursos humanos, la financiera y la informática.

o Matricial

Las responsabilidades se distribuyen funcionalmente, pera la competencia sobre el presupuesto y los resultados la tienen los gerentes de proyectos, quienes se insertan horizontalmente en la organización. La ideal principal consiste en que no se le debe dar prioridad a una sola dimensión de la estructura organizacional.

PROCESOS

Para su definición es necesario primero identificar los componentes de un modelo de procesos:

o Mapa de negocio

Es el diagrama de primer nivel o diagrama global de procesos del proyecto. Se reflejan los macro procesos, los procesos generales y la relación entre ellos, de tal manera que constituye una descripción grafica de todas las actividades que se realizan en el proyecto.

o Macroproceso

Es la agrupación de procesos relacionados entre sí con un objetivo común, conformando por su interrelación un proceso de mayor envergadura.

o Proceso

Es el conjunto de actividades generales de trabajo interrelacionadas que convierten los insumos en productos o en rendimientos de mayor valor. Es toda secuencia de etapas, tareas o actividades que conducen a un cierto producto, el cual es el objetivo de dicho proceso.

o Subproceso

Conjunto de actividades particulares de trabajo interrelacionadas, que agrupadas convierten insumos en productos o rendimientos de mayor valor.

Metodología para diseño de procesos:

Descripción general del proceso

Definición del diagrama esquemático del proceso

Descripción general del subproceso

Descripción detallada del subproceso

Diagrama de flujo del subproceso

Identificación de puntos de control y estándares del subproceso

Identificación de indicadores de gestión del subproceso

Tipología y descripción de los procesos

Procesos de producción

Cuando el resultado es un bien o servicio industrial con base tecnológica.

Procesos de servicios

Cuando el resultado es un servicio (bien tangible).

Procesos administrativos

Es toda secuencia de actividades o tareas que conducen a producir, registrar, conservar o modificar información.

Necesidad de analizar y racionalizar los procesos

Para acelerar el proceso de producir información, reducir burocracia y obtener los objetivos más rápidos, eficientemente y con menores recursos.

Descripción y análisis de los procesos

Es necesario registrarlos secuencialmente, con el fin de evitar errores u omisiones para que su presentación sea entendida por aquellos para quienes fue realizado.

- Flujo gramas de procesos

Son las gráficas con las cuales se describen sus operaciones o etapas esenciales, y donde se indican la tecnología y los materiales que se incorporan y los resultados esperados, con el propósito de clarificar lo que puede ser un proceso tecnológico complejo.

- Diagramas y simbología

Cuando se necesita más detalle en los registros es necesario utilizar diagramas y símbolos convencionales inteligibles.

5.1.1 ORGANIZACIÓN LEGAL DE LAS EMPRESAS

ELECCION DE LA FORMA JURIDICA

Al iniciar un proyecto de inversión es muy importante comenzar por elegir una forma de sociedad mercantil que regirá a los asociados para que todos conozcan las reglas del juego en las cuales basaran sus relaciones ante la sociedad conformada y ante terceros.

Para constituir una sociedad deberá elaborarse un contrato de sociedad mercantil por documento privado o por escritura pública en cuyo caso deberá registrarse ante notaría.

Elementos de un contrato para construir una sociedad mercantil:

 Nombre, nacionalidad, documento de identificación legal y domicilio de los socios que pueden ser personas naturales o jurídicas.

 Nombre o razón social y el tipo de sociedad.

 Domicilio de la sociedad y el de sucursales si las va a haber.

 Objeto social: con la descripción completa de todas las actividades comerciales que realizara la sociedad.

 Capital social: Es el aporte hace cada socio en el momento de constituir la sociedad; en caso de una sociedad por acciones debe especificar el valor nominal de cada acción, y para quienes deben su aporte la forma y plazo para su pago que debe ser antes de un año.

 Administradores: Descripción de las funciones y facultades que se le atribuyan a los administradores y las que se reservan las asambleas y las juntas directivas de socios, según el tipo de sociedad.

 Reuniones de asamblea: Se especifica la época y la forma en que se convocara la asamblea a reuniones ordinarias y extraordinarias y el sistema de votación para la toma de decisiones de los socios.

 Estados financieros: Son las fechas en que deben hacerse los inventarios y la frecuencia de presentación de los estados financieros, las reservas por realizar y la forma en que se distribuirán las utilidades.

 Términos de duración: Plazo de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada.

 Liquidación: Se debe dejar en claro la distribución de los activos, la forma y condiciones.

 Solución de conflictos: La forma de solucionar las controversias entre socios a través de amigables conciliadores o por procedimiento arbitral en cámara de comercio.

 Representante legal: Nombre y domicilio de las personas que representaran la sociedad.

 Revisor fiscal: Están obligadas a tener revisor fiscal las sociedades por acciones y las sociedades extranjeras, y en las demás sociedades cuya administración no les corresponde a todos los socios.

 Clausulas adicionales: Si están de acuerdo con el tipo de sociedad, los socios que deseen pueden agregarlas al contrato de constitución de la sociedad.

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

• Responsabilidad: Es limitada al momento de sus aportes.

• Número de socios: Mínimo 2 y un máximo de 25 socios.

• Razón social: Los socios asumen responsabilidad ilimitada y solidaria si omiten la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda.” Después del nombre o denominación de la sociedad.

• Capital social: Los aportes deben ser pagados íntegramente al constituirse la sociedad. El capital está dividido en cuotas de igual valor.

• Administradores: Todos los socios pueden administrar y fiscalizar la sociedad, pero la junta de socios puede delegar la administración y representación de la sociedad en un representante legal.

• Cesión de cuotas: El socio que desee retirarse y ceder sus cuotas deberá ofrecerlas a través del representante legal a los demás socios.

• Derecho de inspección: Los socios pueden revisar los libros de contabilidad y en general todos los documentos de la sociedad en todo momento.

• Reserva legal: Las sociedades de responsabilidad limitada están obligadas a establecer esta reserva teniendo el 10% de las utilidades de cada ejercicio hasta completar el 50% del capital social.

Disolución de la sociedad:

 Vencimiento del plazo estipulado para su duración en el contrato si no es prorrogado.

 La extinción del producto o servicio objeto de su explotación.

 Cuando el número de socios sea menor a 2 o mayor a 25 socios.

 Acuerdo mutuo entre socios.

 Por decisión de la autoridad competente.

 Cuando las pérdidas acumuladas hayan disminuido el capital neto a menos del 50% del capital social.

SOCIEDAD ANONIMA

• Responsabilidad: Los accionistas son responsables hasta el monto

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