Fracasos De Proyectos Art. 1

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Recibido: 07/04/06

Aprobado: sesión 62006,

2/01/06

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Proyectos Infor máticos: Fr acasos y Lecciones Apr endidas

MTI. Donaval Neil Thompson

Líder de Proyectos Informáticos

Dirección de Tecnología de Información y

Comunicaciones (DTIC), UNEDCosta

Rica. Apdo. 4742050

San Pedro, San

José, Costa Rica. Fax (506) 2346431

dneil@uned.ac.cr

Palabras claves: proyectos informáticos, fracasos

ABSTRACT

In this article the main factors that lead to the failures of the computer

science projects are analyzed, ending with a series of

recommendations that could contribute with the good practices in the

management of projects. Unfortunately, they are only a few project

manager that document the real causes of the failures of their projects,

causing that many directors of projects commit similar errors to those

produced ones in other project. That is the main reason why I consider

that the causes of each significant failure in the management of

projects, must be investigated, documented and spread around all the

members of the community of computer science projects.

RESUMEN

En este artículo se analizan los principales factores que conducen a los

fracasos de los proyectos informáticos para finalizar con una serie de

recomendaciones que contribuyan con las buenas prácticas en la

gestión de proyectos. Desafortunadamente, son pocos los encargados

de proyectos que documentan las causas reales de los fracasos de sus

proyectos, causando que muchos directores de proyectos cometan

errores similares a los producidos en otros proyectos, razón por la cual

considero que las causas de cada fracaso significativo en la gestión de

proyectos, debe investigarse, documentarse y diseminarse alrededor de

todos los miembros de la comunidad de proyectos informáticos.

Revista de Derecho y Tecnologías de la Información.

Nº 42006.

UNED, Costa Rica

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Recibido: 07/04/06

Aprobado: sesión 62006,

2/01/06

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I. Intr oducción

Hoy en día, en este mundo tan competitivo en que vivimos, en donde los productos y/o

servicios que ofrecemos a nuestros clientes pueden marcar la diferencia entre permanecer en

el mercado o desaparecer, surge la figura del proyecto consolidándose como una herramienta

efectiva para establecer esa ventaja competitiva que las empresas requieren dentro de su

nicho de mercado. Los proyectos se originan y desarrollan principalmente por dos motivos;

en primer lugar, con el objeto de aprovechar una oportunidad de negocio y en segundo

termino, para resolver alguna situación particular que se esté presentando en la empresa.

Una mala planeación y/o ejecución de un proyecto causa perdidas relacionados

principalmente con el factor tiempo y dinero, razón por la cual éstos deben planearse y

ejecutarse tomando en cuenta la premisa de que los proyectos se desarrollan para obtener una

mejora significativa en la empresa, cumpliendo con las expectativas de calidad, costo y

tiempo. La correcta definición y gestión de proyectos, tomando en cuenta dicha premisa

determina el éxito o fracaso del mismo.

La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos

relacionados con la formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su

administración y los aspectos del entorno que determinan los resultados obtenidos en la

ejecución del mismo. Sin embargo, existen estudios de importantes firmas que muestran que

un gran porcentaje de los proyectos informáticos fracasan a pesar de que “supuestamente”

estaban bien planeados y diseñados.

Existen ocasiones en donde el fracaso de los proyectos no representa el verdadero

problema al que se enfrentan los involucrados en el proyecto, sino el hecho de no aprender

de dichos fracasos y que cada uno de los gerentes de proyectos tengan que cometer errores

similares para poder enriquecer sus experiencias. En lugar de esto deben existir

comunidades mundiales en donde se analicen los factores que incidieron en los fracasos de

grandes proyectos informáticos, con el fin de poder compartir esta información entre todos

los que de una u otra forma estamos involucrados en este tipo de proyectos.

Revista de Derecho y Tecnologías de la Información.

Nº 42006.

UNED, Costa Rica

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II. Pr oyectos

El Project Management Institute (PMI) en su guía PMBOK define un proyecto como

un esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un producto o servicio único. El

carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinados. El

carácter único significa que los resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el

servicio prestado tienen alguna característica distintiva de otros productos y/o servicios.

El aspecto de unicidad nos permite deducir que no existe una “pomada canaria” que

garantice el éxito de todos los proyectos, ya que lo que funcionó en un determinado

proyecto, no necesariamente servirá en el siguiente. Por otro lado, el PMI estructura las

actividades de un proyecto en 5 fases:

ü Iniciación

ü Planificación

ü Ejecución

ü Control

ü Cierre

En la mayoría de los proyectos se cumple con las fases de Planificación, Ejecución y

Control, pero pocos Encargados de Proyectos le brindan la debida atención a las fases de

Iniciación y de Cierre.

La fase de Iniciación es donde se establecen las bases del proyecto. Incluye, entre otras

actividades, la definición de los objetivos, el establecimiento de los esquemas de autoridad y

los supuestos en los que se basa el proyecto. Por otro lado, la fase de Cierre se focaliza en

formalizar la terminación del proyecto y en rescatar las “lecciones aprendidas” para evitar

incurrir en los mismos errores en futuros proyectos.

Si bien en todos los proyectos informáticos se afirma que se planifica, ejecuta y

controla, pocos de ellos toman en cuenta la mayoría de los elementos involucrados en una

adecuada planificación sin la cual no puede haber un adecuado control. A su vez, sin un

adecuado control, no puede haber una exitosa ejecución.

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III. Factor es que pueden inducir al fracaso de un proyecto

En diversas organizaciones, se está presentando una situación alarmante con respecto a

que la mayor parte de los proyectos informáticos no llegan a buen término, ya sea por que no

cumplen con los requerimientos planteados o simplemente son cancelados debido a que

superan las expectativas de tiempo y/o costo. Existen diversos autores (Piorun, The Standish

Group 2004, entre otros) que han realizado investigaciones en torno a este tema y la mayoría

coinciden en que aproximadamente un 20% de los proyectos informáticos iniciados finalizan

de forma exitosa mientras que el restante 80% son finalizados con algún tipo de problema.

A finales del año 2001, Daniel Piorum realizó un estudio con aproximadamente 50

responsables de proyectos, con el objeto de analizar las causas que alimentan los fracasos. En

dicho estudio encontró tres principales causas que afectan los proyectos de forma negativa,

estas son:

ü 21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico

ü 31 % No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo

ü 48 % Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre las

personas

Piorum afirma que el primer punto es competencia directa de las autoridades de la

Institución y que los otros dos puntos es donde centra su atención debido a que son

competencia directa del equipo de trabajo. Sin embargo, considero que el segundo punto

también debe ser tratado desde la alta gerencia, debido a que en cualquier empresa que

utilice la orientación de proyectos para marcar una diferencia competitiva debe existir un

nivel de profesionalismo en donde se exija el uso de metodologías. No es posible, ni

aceptable que se le encargue a una persona la dirección de un proyecto, sin que cuente con la

capacitación y las herramientas necesarias para realizar dicho trabajo de la mejor forma

posible, basándose en las mejores prácticas del mercado que existan alrededor de este tema.

Hoy en día, las empresas están reconociendo gradualmente esta necesidad de especialización

y están valorando cada vez más el colocar Gerentes de Proyecto profesionales al frente de

sus proyectos. Este proceso de “profesionalización”

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