Informatica

Entrevistas

Cualquier metodología es inviable sin involucrar tanto a los usuarios como a los diferentes grupos de trabajo. Necesitamos OBTENER INFORMACIÓN sobre:

* Requisitos de usuario.

* Funcionamiento del Sistema actual

* Organización de la unidad.

* Responsables y funciones de los usuarios.

Para desarrollar el futuro sistema utilizamos las entrevistas para obtener la información necesaria y conseguir una buena base del desarrollo, es decir, necesitamos conocer QUE realiza el sistema actual y QUE deberá realizar el futuro sistema. Las entrevistas son muy importantes porque permiten definir con claridad el desarrollo del nuevo sistema.

Las entrevistas pueden ser:

"CARA A CARA".- Es la entrevista entendida del modo tradicional que realizamos a un usuario.

"REUNIONES EN GRUPO".- En este caso las reuniones son con un grupo de usuarios especializados en las funciones a tratar por el sistema. Las reuniones en grupo tienen ciertas ventajas sobre las entrevistas "cara a cara", por ejemplo si el sistema está destinado para distintos sectores de la organización, una reunión con usuarios responsables de cada sector permitirá que que se estandaricen determinados procedimientos y se unifiquen criterios.

La realización de entrevistas es algo personal, pero se pueden dar algunas recomendaciones sobre su realización:

PREPARACIÓN

Es muy importante preparar las entrevistas a conciencia mediante un guión que nos ayude tanto a nosotros como al entrevistado o entrevistados a aprovechar mejor el desarrollo de la entrevista, esta afirmación es un poco de sentido común, si se quiere obtener información de alguien es imprescindible conocer que información necesitamos y como debemos estructurarla.

CONSOLIDACIÓN

Es necesario verificar con el usuario que hemos comprendido bien las especificaciones, en definitiva comprobar que hemos profundizado en el contenido de la entrevista en cuestión.

PREPARACIÓN DE GUIONES

Es IMPRESCINDIBLE enviar al usuario (al responsable del grupo de usuarios o a los distintos usuarios del grupo si se trata de reuniones de grupo) un guión sobre los puntos a tratar en la entrevista. Este guión debe ser detallado, pero tampoco debe ser tan extenso que abrume al usuario, se trata de indicar al usuario los puntos importantes de trabajo, para que él al igual que nosotros se prepare la entrevista, debemos tener presente que la entrevista vive de la dualidad entrevistador-entrevistado, y la sintonía entre ambos es clave para el aprovechamiento de la misma con mayor o menor amplitud.

¿A QUIÉN VAMOS A ENTREVISTAR?

El tipo de entrevista varía según la persona (o grupo ) a quien vaya dirigida, es importante destacar que distinguimos dos perfiles fundamentalmente:

- RESPONSABLES DE ÁREA.

- RESTO DE USUARIOS.

Según el perfil del entrevistado varían las consideraciones sobre las cuales gira el contenido de la entrevista:

1.- ENTREVISTAS A LOS RESPONSABLES DE ÁREA.

1.1.- Funciones que realiza su departamento o grupo.

1.2.- Sistemas de información actuales (ya sean manuales o mecanicos)

- Entradas, salidas, funcionalidad.

1.3.- Relaciones o salidas a otros sistemas, definiendo:

- Destino de los datos.

- Datos enviados a otros sistemas.

- Medios empleados.

- Frecuencia.

1.4.- Nivel de satisfacción técnica con el sistema de información actual , es necesario evaluar los siguientes aspectos:

- Disponiblidad de los sistemas de información

- Tiempos de respuesta.

- Facilidad de uso.

1.5.- Identificar al resto de los usuarios del departamento.

Es conveniente elaborar un documento resumiendo todos los puntos tratados y entregarlo a todos los participantes.

2.- ENTREVISTAS AL RESTO DE LOS USUARIOS.

Se trata de describir aspectos funcionales más concretos. El guión deberá contemplar:

2.1.- Situación actual.

Descripción de los sistemas de información actualmente implantados ( es igual que para los responsables de área, pero a un nivel más cercano al usuario)

2.1.1.- Entorno físico/ lógico existente.

2.1.2.- Tipos de entradas por cada

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