Libro Auxiliar

1- ¿Que son Libros Auxiliares?

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

2 -Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

3 - Consecuencias de libro auxiliar

Tanto los libros de Contabilidad encuadernados y formados con hojas de asientos contables y demás anotaciones, producidas dichas hojas de asientos contables y demás anotaciones, producidas dichas hojas a través de procedimientos mecánicos y computadoras, como los libros principales (diario e inventario) y auxiliares, llevados de la manera tradicional y manual, deben ser habilitados para su uso por el Registro Mercantil o Tribunal de Comercio. En este sentido "el libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde no existen aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro, nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás el Sello de la Oficina". (Art. 33 C de C.)

Una vez habilitados dichos libros, se prohíbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos, el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineamientos, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliaturas y mutilar alguna parte de los libros.

Ante el incumplimiento de la obligación de la tenencia de dichos libros o si sus libros estuvieran incompletos o defectuosos, o no apareciere en ellos el verdadero estado de los negocios del comerciante, éste podrá ser declarado culpable de quiebra, en el supuesto caso de que la hubiere solicitado o se la hubieren demandado, y en el caso del estado de atraso, es posible que el mismo no le sea concedido por el Tribunal competente. También dejarán de tener el carácter probatorio que les señala el artículo 38 del Código de Comercio y el Comerciante está expuesto a las sanciones que al efecto establece la Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento. De estas formalidades se distinguen, las externas y las internas. Las primeras se refieren a las señaladas en el artículo 33, y las internas en el artículo 36 del Código de Comercio.

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