MANUALES ADMINISTRATIVOS

INDICE

1. Concepto 2

2. Antecedentes 2

3. El manual como medio de comunicación 2

4. Objetivos de los manuales 3

5. Ventajas y desventajas de los manuales administrativos 4

a. Ventajas 4

b. Desventajas 5

6. Clasificación 5

a. Por su naturaleza o área de aplicación 6

b. Por su contenido 6

c. Por su ámbito 8

7. Manual de organizaciones 8

a. Definición 8

b. Estructura 9

8. Manual de procedimientos 10

a. Definición 10

b. Estructura 10

9. Manual de gestión de calidad 13

a. Definición 13

b. Estructura 13

10. Procedimiento general para la elaboración de manuales

Administrativos 15

a. Diseño del proyecto 15

b. Presentación de proyecto de manual a las autoridades

Competentes 18

c. Integración de la información 21

d. Técnicas de apoyo al análisis 23

e. Formulación de recomendaciones 25

f. Elaboración del informe 26

g. Presentación del manual para su aprobación 26

h. Reproducción del manual 27

i. Implementación del manual 27

j. Revisión y actualización 30

11. Conclusión 31

12. Bibliografía 31

13. Anexos

INTRODUCCIÓN

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. Ya que es importante que toda empresa tenga y desarrolle su manual administrativo, para un mejor funcionamiento de la organización.

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

Existen diferentes tipos de manuales entre los mas importantes tenemos los manuales de organización o funciones, procedimientos y el sistema gestión de calidad.

Un manual de funciones o manual de organización comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa, por ejemplo gerencia, producción, ventas, etc.

El manual de procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones en el incremento de la productividad.

Uno de los manuales imprescindibles en la empresa, es el de gestión de calidad, que son documentos que describen como conseguir mayor calidad en nuestros productos o servicios.

CONCEPTO:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

"El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Terry G. R.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

ANTECEDENTES:

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes

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