Manual Administrativo

La aplicación de técnicas de mejora continua ha derivado en un uso creciente de los

manuales administrativos, tanto en formato papel como en formatos electrónicos.

Se puede definir a un manual como “un registro inscrito de información e instrucciones

que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un

empleado en una empresa1” o “un documento que contiene, en forma ordenada y

sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y

procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del

trabajo2 .

Definiremos manual administrativo como:

Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información

relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a

terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización.

De esta definición se pueden inferir algunas características respecto a los manuales

administrativos:

Se constituyen en documentos formales. Cada versión es un documento no modificable

sin previa aprobación, que establece fehacientemente información confiable para el usuario.Al ser documentos formales, establecen situaciones de carácter relativamente

permanente, sin perjuicio de las actualizaciones que periódicamente se realicen.

Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan más formatos electrónicos y,

en particular, la presentación de distintos manuales a través de páginas web y formatos

multimedia que incluyen además de textos, audiovisuales.

Reúnen información relevante para un usuario determinado, sobre un tema

determinado. El usuario puede ser interno a la organización o externo: clientes,

proveedores u otros interesados pueden hacer uso de éstos en su relacionamiento con la

organización.

Además de brindar información, los manuales con frecuencia brindan instrucciones

para guiar la actuación de empleados y otras personas.

La información e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada y

sistemática. Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene,

permitiendo su rápida ubicación y relacionándolas en forma lógica.

Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realización de su trabajo, para el caso

de manuales orientados a los empleados o en su relacionamiento con la empresa para el

caso de manuales dirigidos a usuarios externos a la organización (proveedores,

clientes, usuarios).

3. Tipos de manuales administrativos

Existen diversos tipos de manuales, según sea su contenido, alcance o destinatarios.

De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar:

• Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los

manuales de procedimientos.

• Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores,

público

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