MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Diseño de procedimientos

Una vez efectuado el análisis, se tiene un conocimiento completo de todas las operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema de estudio. De acuerdo con el resultado de dicho análisis se puede sugerir modificaciones:

• Rediseño de formas

• Diseño de nuevas formas

• Reportes

• Registros

• Creación o supresión de archivos

• Eliminación de operaciones innecesarias

• Creación de nuevos controles

Todo aquello que conduzca a la obtención de los objetivos fijados con eficiencia y eficacia. Se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al procedimiento se discutan con el personal involucrado para poder justificarlas o hacer correcciones que resulten pertinentes.

Representación del procedimiento

Una vez analizada la información se procede a graficarlos o redactarlos

Diagramación para el manual de procedimiento

Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos que representa en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Se recomienda utilizar el diagrama de flujo tabular, ya que muestra los flujos de información de izquierda a derecha.

Expresión literaria del procedimiento

Es la narración detallada del procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en el procedimiento.

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos

Estos documentos registran y transmiten la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades administrativas, también facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.

Permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

Conceptos

Manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o más de ellas. Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

Un instructivo de procedimientos es la representación grafica y la descripción narrativa del conjunto de instrucciones especificas para realizar un determinado tipo de trabajo, así como los formularios que intervienen en el procedimiento.

Información que conforma el contenido del manual de procedimientos:

• Portada de identificación

• Índice del manual

• Introducción

• Base legal

• Objetivo manual

• Procedimientos (procedimiento 1 al n)

• Folio de identificación

• Índice

• Base legal

• Objetivo del procedimiento

• Políticas y/o normas de operación

• Descripción narrativa del procedimiento

• Diagrama de flujo de procedimiento

• Formularios y/o impresos

• Información general

Glosario de términos

Índice temático

La grafica siguiente muestra en forma objetiva el contenido de un manual de procedimientos.

Contenido

El contenido de los instructivos de procedimientos contara con la siguiente información:

• Portada de identificación

• Índice

• Introducción

• Base legal

• Objetivo del instructivos

• Políticas y/o normas de operación

• Descripción narrativa del procedimiento

• Formularios e/o impresos

• Información general

• Glosario de términos

• Índice temático

Procesos y normas de elaboración del índice

El índice es la relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento razón por la cual su formulación se efectuara de manera diferente en cada uno de los documentos señalados en esta guía.

Debe cumplir los siguientes lineamientos:

• Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento, de acuerdo con el contenido de los manuales de procedimientos, en el siguiente orden:

• Índice del manual

• Introducción

• Base legal

• Objetivo manual

• Procedimientos

• Glosario de términos

• Índice temático

• Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta.

• En el extremo derecho de la hoja se anotara la pagina en que se inicia cada uno de los capítulos, de acuerdo con el criterio de paginación

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