PRACTICA No. 1 – ARRANQUE DE ACCESS

PRACTICA No. 1 – ARRANQUE DE ACCESS

En este primer ejemplo se va a proceder al diseño de la base de datos que va a ser empleada a lo largo de todo el 2o corte parcial. De esta forma, se estructurará nuestro trabajo en la planificación de la base de datos, incidiendo en la importancia de esta fase de diseño en todo proceso de construcción de bases de datos, para después pasar a la creación de las tablas, sus relaciones y la realización de diversas modificaciones sobre las mismas como práctica.

Plantearemos el siguiente problema. “Nuestra empresa necesita mantener el control del personal perteneciente a la misma, tendremos catalogados los puestos de trabajo existentes en la empresa y diferentes secciones en las que se subdivide toda su estructura general”.

Seguimiento del ejemplo

En primer lugar vamos a realizar el diseño o planificación de nuestra base de datos.

Para ello estudiaremos bien el supuesto del que partimos, veremos las necesidades de construcción de tablas, evitando duplicidad en el tratamiento de los datos y las relaciones entre dichas tablas.

1. Partiendo del caso expuesto, podemos observar que nuestra empresa quiere conocer todos los datos personales de sus empleados, luego una de las tablas a emplear es la que denominaremos PERSONAL, en la que dichos datos quedarán almacenados.

2. Por otra parte, se presupone que los puestos de trabajo de nuestra empresa (Jefaturas de Sección, Subdirecciones, Secretarías, operadores, etc.) están catalogados, suponiendo a cada uno un código propio. Como es lógico, tendremos otra tabla que contenga estos datos, a la cual llamaremos PUESTOS.

Habrá que tener en cuenta que se catalogarán los puestos evitando duplicidades. Esto no significa que solo exista una persona con un puesto, sino que varias personas pueden tener la misma categoría, pero dicha categoría no va a ser incluida en esta tabla tantas veces como personas la desempeñen. Posteriormente incidiremos en este tema.

3. Por último, de momento parece que también tenemos dividida nuestra empresa en varias secciones (Ventas, Almacén, Relaciones externas, Contabilidad, etc.). De esta forma, en cada sección existirán varios trabajadores con los mismos o distintos puestos en cada una de ellas. A esta tabla la llamaremos SECCIONES.

NOTA. Una vez, estudiado el número de tablas que aparentemente vamos a utilizar, pasaremos a construir sobre el papel cada una de ellas. Téngase en cuenta que este proceso de planificación sobre el papel es de suma importancia. Lo normal es que, posteriormente al estudio del número de tablas, en la fase de diseño de cada una de ellas que vamos a comenzar ahora, se tenga que dar marcha atrás por no resultar válida la estructura inicial o por faltar o sobrar alguna de las tablas propuesta. Por todo ello es importante planificar bien para luego no perder el tiempo una vez que se inicie el programa administrador, en este caso Microsoft Access 2013.

A continuación se estudiará la estructura de cada una de las tablas:

1.        Vamos a estudiar la estructura de la tabla PUESTOS. En principio, en dicha tabla se va a capturar la descripción del puesto de trabajo, la sección a la que pertenece y un campo de observaciones que puede ser de utilidad para aclarar algunas particularidades del puesto en un momento dado.

Pero además, conviene que cada puesto tenga una codificación, para evitar errores en el momento de adjudicar un puesto a un empleado, tal y como se verá al estudiar la tabla PERSONAL.   De esta forma, en principio podemos construir nuestra tabla PUESTOS con los siguientes campos:

•        CODIGO PUESTO

•        PUESTO

•        CODIGO SECCION

•        OBSERVACIONES

En lugar de capturar la descripción de la sección, se insertara en esta tabla de puestos el código correspondiente a esta sección que, como se verá a continuación, quedará asignado en la tabla SECCIONES.

2.        Estudiaremos a continuación la estructura de la tabla SECCIONES.  Dicha tabla es sencilla, tan sólo tendremos que anotar la descripción de la sección y un número de código para evitar duplicidades en la misma. De esta forma, los campos de los que inicialmente constará esta tabla son los siguientes:

•        CODIGO SECCION

•        SECCION

3.        Por último diseñaremos la estructura de la tabla PERSONAL. Como es lógico, en dicha tabla se capturarán los datos personales de cada uno de los empleados, así como el puesto que desempeñan en la empresa. De esta forma, los campos a incluir en dicha tabla serán los siguientes:

•        NUMERO PERSONAL

•        NOMBRE

•        APELLIDOS

•        DIRECCION

•        TELEFONO

•        CODIGO POSTAL

•        CIUDAD

•        CODIGO PUESTO

Una vez realizado el proceso de diseño de la base de datos, pasaremos a ejecutar Access 2013 para pasar a la creación de la misma.

•        Para arrancar Access 2013.

1.        Haga clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas y seleccione la opción Programas.

2.        En el menú que se visualiza, seleccione la opción Microsoft Access 2013.

•        En el cuadro de diálogo resultante, elegimos la opción Base de datos del escritorio en blanco y hacer clic. Se obtendrá un cuadro de diálogo semejante al siguiente:[pic 2]

EL NOMBRE DE TU BASE DE DATOS DEBE SER: LISTADO DE PERSONAL_TU NOMBRE.accdb

 DIRIGE TU BASE DE DATOS A TU MEMORIA USB, DANDO CLIC EN LA CARPETA AMARILLA QUE SE ENCUENTRA AL LADO DE DONDE PONES EL NOMBRE.

UNA VEZ DIRIGIDA HACIA TU USB, ACEPTAS Y DESPUES DAS CLIC AL BOTON CREAR. TE DEBERA APARECER ESTA VENTANA.[pic 3][pic 4][pic 5]

[pic 6]

[pic 7]

[pic 8]

A continuación comenzar la creación de la estructura de las tablas:

1.        Empezaremos creando la tabla PUESTOS:

a. Seleccionar la ficha crear, Diseño de tabla después el objeto Diseño de Tablas.

[pic 9]

c. Seleccionada la opción Diseño 

[pic 10]

d. En la columna Nombre del campo, introducir CODIGO PUESTO.

NOTA. Para desplazarse a la columna siguiente, en este caso Tipo de datos, es necesario oprimir la tecla Tab o bien hacer clic sobre la columna.

e.        En la columna Tipo de datos, elegir la opción número, bien seleccionándolo en la lista que se despliega haciendo clic sobre la flecha de la derecha de dicha casilla o bien oprimiendo la tecla N.

f.        La columna Descripción no es de relleno obligatorio.  Es conveniente rellenar dicha columna cuando la cantidad de campos de una tabla es elevada. En nuestro caso no haremos uso de dicha descripción.

NOTA. En algunos casos no es necesario establecer propiedades a cada campo distintas de las predeterminadas. Nosotros cambiaremos en la mayoría de los mismos.

g.        En este campo cambiaremos el tamaño del campo para que sea Entero. Para ello, hacer clic sobre el cuadro de texto Tamaño del campo perteneciente al apartado Propiedades del campo.

NOTA. Este tipo de datos permite valores enteros comprendidos entre  -32,768 y 32,707. Como suponemos que en nuestra empresa no habrá más de 32,000 empleados, usaremos este tamaño para que nuestra tabla no reserve espacio innecesario de memoria.

h.        Se procederá de la misma forma con el resto de campos tal y como se indica en la siguiente tabla:

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