PRINCIPIO DEPOSITOS DE ARCHIVO

INFORME DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Describir un documento es identificarlo y dar información sobre su titulo, soporte, tema, características externas, etc. Por lo que es considerado la actividad final del quehacer archivístico cuyo propósito es trasmitir la información contenida en los documentos a los interesados.

La descripción documental comprende no solo el análisis del documento: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, sino también de los datos para su localización.

La descripción documental es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio y en cumplir con cada uno de sus objetivos, como lo son; Impulsar la implementación de elementos de descripción documental en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,

Dar a conocer el contexto de la descripción documental como parte del proceso de organización de archivos, identificar y aplicar los diferentes instrumentos de descripción documental, socializar a los participantes las normas nacionales e internacionales sobre descripción documental, Difundir el patrimonio documental colombiano.

La descripcion es un proceso que busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados.

los instrumentos de la descripcion son; las guías nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y temáticas, facilitando información como procedencia, origen funcional, fechas extremas, formatos, volumen, formas e indicando el contenido de las series. Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentación esta organizada y ordenada, en ellos se incluyen la procedencia, el origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas, formatos, volumen, además de una descripción que puede ser a nivel de fondo, serie, o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la disposición del archivista. Su principal función es evidenciar la existencia o ausencia de un documento, además permite realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos a través de la signatura topográfica. El índice es un instrumento que brinda información en forma extensiva la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geográfico, onomástico, o cronológicos entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a una signatura topográfica.

Por último se encuentran los catálogos que ponen

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