Depositos De Archivos
Enviado por carlos1972 • 27 de Mayo de 2013 • 2.673 Palabras (11 Páginas) • 398 Visitas
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Realizar investigación en la web, sobre: “Depósitos de Archivo” y desarrollar el siguiente taller.
1. Definición de depósitos de archivo
Local o lugar destinado exclusivamente para la administración y conservación de los documentos de archivo.
2. Investigar sobre los principios que se tienen para los depósitos de archivo
Principio de independencia
Es importante que el archivo sea una unidad administrativa de la organización con autonomía respeto a los demás
La independencia no es el manejo de la documentación, crece la importancia y la solo orgánica sino funcional con respeto o de responsabilidades; en el local del archivo no debe haber otras dependencias u oficinas.
Las características de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo.
En la medida en que se centralice responsabilidad del archivo.
En consecuencia es necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia.
Principio de amplitud
El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años.
La adecuada planificación en la edificación de un archivo,evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.
Principio de seguridad
La seguridad para los archivos es un factor de "conservación preventiva". Por ella se entiende también no sólo lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino, la seguridad física de la documentación.
Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físicos.
Principio de dignidad
Los documentos del Archivo como sus usuarios y funcionarios El archivo es la principal fuente de consulta e investigación para la alta dirección; por
Ende, debe ser considerado de alto nivel jerárquico. Merecen respeto.
El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios.
Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de condiciones de trabajo adecuadas.
La aplicación de este principio sólo es posible tras un proceso de sensibilización dirigido a las Directivas de la institución, en el cual se les haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservación de la Memoria Institucional, base fundamental en la toma de decisiones.
Principio de funcionalidad
No se debe olvidar que un depósito, antes que servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos.
Principio de dignidad
Los documentos del Archivo como sus usuarios y funcionarios
El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios.
Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de condiciones de trabajo
3. En un cuadro en herramienta Word ( tabla) consolide la condiciones físicas para la construcción y dotación de depósitos de archivo teniendo en cuenta los siguientes aspectos: estructurales, seguridad, funcionalidad, ambientales, mantenimiento, mobiliario y equipo).
Estructura
Seguridad Funcionalidad Ambiente Mantenimiento Mobiliario Equipo
Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación
Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración.
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