The Odyssey of Records Managers Part I

The Odyssey of Records Managers Part I

Luciana Duranti

Por:

Ángeles Maciel Contreras Carpintero

La autora, Luciana Duranti, en su odisea, nos muestra un vistazo a los acontecimientos que dieron paso inconscientemente a lo que hoy en día se conoce como gestión documental.

La fragilidad de la memoria humana y la complejidad creciente que la administración da lugar a la primera representación gráfica de eventos en forma pictórica, seguida, en el quinto milenio D.C., por la invención de la escritura alfabética, estos avances fueron respuestas a las necesidades humanas de realizar un seguimiento de la administración y crecimiento del gobierno. Un medio utilizado para almacenar información eran las tablillas de arcilla, ya que, por sus propiedades, la arcilla era barata, duradera, abundante, fácil de almacenar, mantener, y destruir,

Las funciones de los preservadores de records en Mesopotamia tienen claramente una naturaleza intelectual y de gestión.  Ellos supervisan y controlan la compilación de los records, Los preservadores de records ocuparon una posición política administrativa, así que eran personas educadas para realizar dichos registros, eran miembros de las clases dominantes, gente cercana a los reyes, sacerdotes, banqueros eran los considerados para realizar dichos trabajos, situación que  transportándola al presente me resulta confusa de comprensión, porque en la antigüedad los preservadores de los records era una profesión considerada de élite y hoy en día en las instituciones mexicanas la categoría de archivista es de las más bajas en el escalafón administrativo, cuando se perdió la importancia hacia al resguardo de documentos, en que momento dejo de ser importante, o como profesión, por que ha sido tan desvalorada por la sociedad, si son los archivistas quienes intervienen en el resguardo de documentos que evidencian las actuaciones humanas.

Hasta hace 200 años, las palabras "registros" y "archivos" se usaban indistintamente, en términos norteamericanos, los registros de tabletas de arcilla fueron registros; en algunos países europeos, fueron considerados archivos, en términos de historia, administradores de registros, archiveros precedidos.

Los registros se consideraban los arsenales de la ley, derechos civiles y democracia, para ser considerado legítimo, todo escrito de transacciones entre ciudadanos, todos los registros en relación con la propiedad y otros derechos tenía que ser recibido y archivado en la oficina de registros.

Los griegos no hicieron distinción entre los actuales y registros no actuales lo que creo entre sus ciudadanos, un fuerte sentido de la evidencia y la necesidad de proteger su integridad. Los romanos escribieron sobre tabletas de madera cubiertas con pintura blanca o con una capa de cera , crearon El Aerarium, fue el primer registro público, en el año 79 a.C., se construyó el Tabularium, que fue más apropiado para el mantenimiento y uso de registros, el imperio romano se movió hacia la centralización del poder y Roma se burocratizó, las funciones de gestión de registros estaban en las manos de los notarios, lo que garantizo a Roma un poder absoluto entre sus colonias conquistadas.

Después de la conquista de Egipto el papiro fue parcialmente ocupando el lugar de las tabletas de arcilla para propósitos administrativos y de negocios. Estos fueron llamados carta, lo cual literalmente significa papel, ya que por su durabilidad y capacidad para ser transportados fueron considerados ser el mejor soporte para los records.

A través de la narración de la autora por los eventos sucedidos, en el tiempo, nos aporta la importancia de los registros y de su preservación, nos muestra que las oficinas de resguardo son eslabones esenciales de una necesaria cadena ininterrumpida de custodia de los documentos, para darle poder a los organismos del estado en la coordinación de la política y de su vida diaria y que al pasar de los años son evidencia de la evolución de las sociedades.

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