ACTIVIDAD 10 – Políticas y procedimientos de compras de la empresa HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.

ACTIVIDAD 10 – Políticas y procedimientos de compras de la empresa HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.

Care Pacheco Yarley Victoria ID 626157

Gómez Páez Angie Katerine ID 601154

Corporación Universitaria Minuto de Dios, Sede Sur

Administración en Salud Ocupacional

Compras y Suministros – NRC 1379

Bogotá D.C.,  Octubre de 2019

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene por objeto guiar el desarrollo de las actividades que se ejecutan en la Gestión Administrativa (Contratación y Compras), así como fijar políticas, normas, procedimientos, pautas de seguimiento, evaluación y control, teniendo en cuenta que este es la consolidación de las necesidades de la empresa HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., y está alineado con la propuesta de valor.

POLITICA DE COMPRAS PARA HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.

Se denomina Política de Compras a los criterios generados en cualquier proceso de adquisición que trasladan los valores, principios y pautas de conducta de HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., en cualquier relación cliente y proveedor que se realice en la compañía.

OBJETIVO:

El objetivo de la Política de Compras de HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., es entregar a sus colaboradores las bases bajo las cuales se debe ejecutar una acción de compra (de productos y servicios), a modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido en la compra.

1.Conductas de compra.

Se espera que todos los colaboradores guíen sus conductas y decisiones de compra en las prácticas y en los valores de HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.,

2.Prácticas de compras

Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en las actividades de compras y, particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo momento el buen nombre de HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., estableciendo y preservando

relaciones adecuadas entre la compañía y sus proveedores corporativos y garantizando el uso de prácticas de compras inobjetables.

Las siguientes prácticas deben ser consideradas en toda acción de compra:

a) Considerar primero el interés de la compañía HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., en todas las decisiones de compra, por sobre el interés particular de las áreas.

b) El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos y servicios para HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., debe colocar órdenes de compra y preparar contratos con proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global de la compañía.

c) Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por la instancia con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se debe comprometer recursos de la compañía ni celebrar contratos o generar órdenes de compras sin atribuciones para ello. La práctica de comprar primero y pedir autorización después no es aceptable en HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.

d) Tampoco se podrán comprometer o adelantar dineros, sin las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda.

f) Promover una sana competencia entre los proveedores para obtener el máximo valor añadido para el negocio, sin perder de vista la misión del HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., en cuanto a desarrollar relaciones con proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y de transparencia.

g) Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de los procesos de compra.

h) No actuar con indiferencia o pasividad frente a prácticas de compra observadas que sean impropias o reñidas con el código de conducta de HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., o con la política de compras.

Conflictos de Intereses

Un colaborador no deberá participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para la compañía.

Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con este proveedor.

Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la necesaria independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisión e informar al su Superior Directo o Gerente de Compras Corporativas y proveedores para resolver como se administrará la relación con este proveedor, si fuese éste un proveedor debidamente calificado para operar con HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S.,

Regalos e Incentivos

Ningún colaborador involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición en la organización para beneficio personal.

Para preservar la imagen e integridad del colaborador y de la compañía, como regla general, no deben aceptarse regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios o invitaciones de cortesía de pequeño valor intrínseco y de forma esporádica. Para aquellos casos en que reciba regalos o invitaciones que no caen en esta categoría (como por ejemplo viajes, estancias en hoteles), el colaborador deberá excusarse con la cortesía que amerite el caso o bien deberá informar al Gerente de Compras Corporativas y Proveedores para asesorarse respecto de cómo proceder.

En otras palabras, la frecuencia y naturaleza de los regalos eventualmente aceptados, no debe permitir que el receptor pueda parecer, a juicio de otros, que está siendo influenciado en la toma de una decisión de negocios como consecuencia de aceptar dichos regalos, ni pueden permitir en caso alguno que en la conciencia del receptor este hecho sea capaz de hacerle perder su independencia.

POLÍTICA DE PROVEEDORES

La Política Administración de Proveedores se sustenta en la Misión Empresarial del HSEQ ADMINISTRADORES S.A.S., en cuanto a mantener una relación comercial con nuestros proveedores de mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia.

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