Manual De Compras Empresa Constructora

Definiciones

Objetivos del área de compras

Funciones del área de compras

Responsabilidades del área de compras

La estructura del área de compras

El proceso de compra

El proceso descriptivo de la compra

Elementos del documento "Requisición"

Localización de proveedores (fuentes)

Solicitud de cotización

Las negociaciones

Selección del proveedor

La orden de compra

El seguimiento de la orden de compra

Entrada de material y aseguramiento de calidad

Elaboración y envío de facturas para revisión

Autorización de pago a proveedores

Fin del proceso

Para entrar en materia concretamos algunas definiciones de interés para un mejor entendimiento de lo que es y hace esta área

Definiciones

Compras: Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen a la empresa.

Por lo tanto, el área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organización, como son; materiales para construcción, servicios (subcontratos y similares de obra), y otras adquisiciones de operación (no aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

El proceso de compras está compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisición y termina con la entrega de materiales para su aplicación en obra o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de cada organización.

Objetivos del área de compras

a) Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de compra (incluyendo la compra misma) respetando los estándares de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente en operación.

b) Contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción en tiempo y forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en su proceso total.

c) Relación con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio de negocios, alianzas y capacitación, entre otros.

d) Generar imagen ocasionada por las buenas prácticas comerciales basado en valores éticos y morales

Funciones del área de compras

a) Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.

b) Relaciones comerciales

c) Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios)

d) Recepción, análisis y registro de requisiciones

e) Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización

f) Selección de proveedores

a) Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra

b) Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.

c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)

d) Concretar convenios y contratos con proveedores

e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)

f) Levantamiento de inventarios

g) Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)

h) Supervisión de almacenes y bodegas

i) Investigación de mercados

j) Prever situaciones de mercados

k) Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales

l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Responsabilidades del área de compras

a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma

b) Elegir, tratar y negociar con proveedores

c) Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.

d) Poner en circulación órdenes de compra y su seguimiento

e) Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones

f) Aseguramiento de la calidad

g) Medios de transporte (búsqueda de soluciones y costos)

h) Control de proveedores (cuentas por pagar)

i) Control de inventarios y almacenes

j) Logística de compras y almacenes

k) Otros menores

La estructura del área de compras

En la empresa constructora

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras.

A continuación exponen algunos modelos de organigrama del área de compras.

FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

El proceso de compra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organización requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requicion, de ahí en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.

El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades

La requisicion de materiales.

Registro y clasificacion de requisiciones

Localizacion de proveedores

Solicitud de cotizaciones

Analisis de cotizaciones y presupuestos

Seleccion de proveedores y negociaciones

Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas

Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales

Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas

Otras actividades indirectas del proceso.

Control de inventarios

Control de cuentas por pagar a proveedores

Generacion y transferencia de informacion a contabilidad

Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos

Entre otras.

A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.

EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.

a) Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.

b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización.

Elementos del documento "Requisición"

Este documento deberá contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener:

Membrete de la organización

Concepto o titulo del documento

Area que requisita

Nombre del solicitante

Proyecto o área de aplicación de lo requisitado

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