Procedimiento Compras

1. OBJETIVO

Garantizar la adquisición de bienes y servicios requeridos por los funcionarios para el normal desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta los principios de transparencia, economía y responsabilidad de los recursos.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica desde la definición de la necesidad del bien y/o servicio que se requiere adquirir, hasta la legalización de la compra.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

3.1 Comprar: Adquirir algo mediante el intercambio de su valor en dinero.

3.2 Cotización: Documento emitido por el proveedor, en el cual informa el valor de los productos, características, condiciones de venta, indica observaciones, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.

3.3 Orden de Compra: Documento emitido por Voting Solutions al proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago.

3.4 Recurso: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad (recurso natural, recurso humano, recurso económico, maquinaria, entre otros.)

3.5 Requisición: Es el documento formal para solicitar al Departamento de Compras la adquisición de cualquier bien o servicio.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Identificación de la necesidad del recurso:

Al identificarse la necesidad de compra de un recurso el responsable del área o actividad, debe realizar la solicitud a través de un correo electrónico con la información clara y concisa al departamento de Compras. Con esta información se efectuará la respectiva ubicación del proveedor y cotización del producto solicitado.

4.2 Compra del producto:

4.2.1 Identificación del proveedor:

Se consulta en el Listado de Proveedores FO-GA-03, si existe proveedor en la base de datos se envía la solicitud para cotización de los productos o servicios requeridos por la organización, si no existe proveedor registrado para la compra se debe ubicar por medio de los directorios especializados, tarjetero de contactos o referidos. En el momento de contar con el proveedor se solicitan cotizaciones de diferentes proveedores preferiblemente para ser evaluadas y aprobadas.

4.2.2 Elaboración y Aprobación Orden de Compra:

Al contar con las cotizaciones se evalúan y se elige el proveedor que suministre mayores garantías y beneficios y el encargado de compras elabora la respectiva Orden de Compra (FO-GA-02), la cual es revisada y aprobada por la Gerencia Administrativa y Financiera, para ser enviada al proveedor por medio de un fax, el cual se confirma por vía telefónica.

Nota: Para el caso de proveedores internacionales el responsable de efectuar el respectivo contacto, cotización y emisión de la orden de compra es la Gerencia Administrativa y Financiera.

4.3 Recepción del bien o servicio:

El responsable encargado de recibir el producto o servicio, verifica si los bienes que se solicitaron son los correctos y si están dentro de los requerimientos que se habían establecido dentro de la orden de compra (FO-GA-02) registrando los resultados de la respectiva verificación en este mismo documento, en un plazo no superior a ocho días. Si se cumple con las especificaciones

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