ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones se enfrentan hoy en día a una serie de desafíos competitivos tales como la globalización, aumento de la competencia y del poder de los clientes, orientación hacia la productividad y rentabilidad, una tecnología altamente cambiante, selección y retención del capital intelectual y el cambio como una constante.

Como lo dice el autor Peter Drucker: “No trates de innovar para el futuro, innova para el presente", son algunas de sus frases más divulgadas.

Es por eso que en este trabajo a continuación, veremos asuntos importantes con respecto a la Administración del Cambio cómo lo es la percepción en la personas, cómo hacer funcionar el cambio, entre otras.

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Un proyecto por definición implica un cambio en el estado actual. La gestión del cambio puede ser la diferencia para el éxito o fracaso de un proyecto u organización.

Por definición todos los proyectos son únicos. No tanto por el área de conocimiento en donde se desarrollan, sino porque en éstos se viven situaciones únicas. Un común denominador que enfrentan todos los proyectos, es la problemática para introducir el cambio que el proyecto pretende lograr en la situación actual.

A nivel personal, los proyectos pueden abarcar temas como adquirir un bien, estudiar una carrera o una maestría, contraer nupcias, escribir un libro entre otras cosas. A nivel corporativo, los proyectos se emprenden en cualquier tipo de organización ya sea para desarrollar nuevos productos, introducir nuevos o mejorar servicios, reducir los costos de operación, reducir el tiempo que tarda la empresa en sacar un nuevo producto al mercado, analizar una nueva legislación, combatir la pobreza o la evasión de impuestos y un sinfín de situaciones más.

¿Qué es la administración del cambio?

La administración del cambio está relacionada con la estrategia y las acciones a llevar a cabo para asegurar que el resultado de las distintas iniciativas, que se llevan a cabo ya sea a título personal o corporativo, sean asimiladas por los grupos de interés a los que van dirigidas y los resultados buscados con ese cambio, sean perdurables.

En el mundo, se ha escrito mucho alrededor de la disciplina de dirección de proyectos a nivel conceptual y a nivel de saber cómo. Sin embargo, muy poco existe acerca de las consideraciones que deben tomarse en cuenta cuando se trata de introducir el resultado del proyecto en el mundo. Si la administración de proyectos es una disciplina compleja, la administración del cambio le dice “quítate que ahí te voy” como se dice coloquialmente; pues muchas veces involucra el cambio de hábitos en la gente y todo el mundo sabe lo que implica cambiar un hábito.

Por ello, el cambio debe ser estudiado, planificado y ejecutado en paralelo con la planificación y ejecución del proyecto. De no hacerlo se corre el riesgo de que el resultado esperado no se logre, con los consecuentes dolores de cabeza.

La resistencia al cambio

La disciplina de dirección de proyectos es muy compleja, ésta apareció en la tierra desde que el hombre tuvo la necesidad de lograr algo específico (por ejemplo: la caza del mamut), sin embargo se puede decir que empezó a desarrollarse como una disciplina formal desde los años sesenta, con la aparición de organizaciones como el Instituto de Dirección de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés).

Sin embargo, no hay que perder de vista que todos los proyectos tienen un enemigo común, que acecha como un fantasma el logro de los resultados que se espera lograr al término de estos. Se trata de la resistencia al cambio. Esta tiene que ser considerada en cada proyecto necesariamente. Para ello, conviene definir una estrategia de administración del cambio.

¿Cómo abordar la gestión del cambio en tus proyectos?

Uno de los grandes desafíos que enfrenta cualquier proyecto, sea éste conducido en la iniciativa privada, en organizaciones sin fines de lucro o bien en dependencias gubernamentales, es el lograr que el cambio propuesto y generado por el proyecto sea adoptado por los grupos de interés que se ven afectados por él.

No es poco frecuente encontrar en el mundo corporativo, ejemplos de proyectos a los que se ha invertido una gran cantidad de dinero y que, no obstante, sean considerados de alguna forma como fracasos, al no lograr el o los resultados o el nivel de adopción que se esperaba de ellos. Por eso, a continuación resumo los pasos generales que me han dado resultados cuando de llevar a cabo la administración del cambio que un proyecto se trata.

El ciclo de vida de la administración del cambio

Lo primero es el ciclo de vida del cambio que puede ser analizado en tres o cuatro fases, dependiendo de la complejidad del proyecto y del cambio mismo:

Planear el cambio: que abarca temas como identificar la naturaleza del cambio, definir la estrategia para administrar el cambio, desarrollar el modelo de patrocinio, integrar un equipo responsable, desarrollar el plan detallado.

Ejecutar y monitorear el cambio: Que es donde se ejecutan las actividades definidas en el plan de administración del cambio, se recopila información y retroalimentación y se verifica el nivel de adopción del cambio.

Reforzar el cambio: Que es donde se identifican posibles desviaciones, se libran las batallas con la temida resistencia, se diseñan e implementamos las acciones correctivas y finalmente se difunden los resultados, dando a conocer los logros para finalmente celebrar los éxitos que se van alcanzando.

Cada una de estas fases se descompone en procesos y actividades que en conjunto ayudarán a incrementar las probabilidades de éxito de cualquier proyecto, sin embargo, como suele suceder en muchos de los casos, no hay recetas de cocina que garanticen un resultado exitoso.

La práctica de Administración del Cambio, busca facilitar y asegurar el éxito del proceso de implantación de la transformación (procesos, tecnología, cultura organizacional y otros) en lo que tiene que ver con el involucramiento y el compromiso del personal afectado por el cambio.

La Administración del Cambio se enfoca en tres aspectos:

1. Comunicación (ascendente y descendente)

2. Motivación al Cambio (intrínseca y extrínseca)

3. Potenciamiento del personal

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