ALMACENES

ORGANIGRAMA

Todos los puestos tienen como objetivo común y primordial el adquirir el comportamiento con el servicio al cliente y el trabajo en equipo.

 JEFE DEL ALMACÉN

Se encarga de supervisar a los auxiliares de almacén, a los repartidores y a los auxiliares de repartidor. Este puesto tiene como objetivo general el mantener bajo su custodia los inventarios y almacenar, controlar inventarios y abastecer oportunamente a los clientes.

 ASISTENTE DEL JEFE DE ALMACÉN

Se encarga de proporcionar apoyo tanto en las actividades de almacenaje de los productos como en las entregas de mercancia a clientes.

 REPARTIDOR

Su función consiste en entregar el producto a los clientes en su domicilio de acuerdo a los siguientes criterios: un buen estado, oportunamente y con amabilidad.

 AUXILIAR DE REPARTIDOR

Se encarga de proporcionar apoyo al repartir en las labores de entrega de la mercancia al cliente.

 MONTACARGUISTA

Es la persona encargada de esperar el equipo de carga/descarga, es responsable del acomodo de material en área adecuada.

 JEFE DE TRÁFICO

Se encarga de verificar las salidas de material, además se responsabiliza de las áreas de entrada-salida y azotea.

 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Realiza el control de inventarios mediante conteos cíclicos, para ajuste en sínter y actualización de ubicaciones.

SISTEMA DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIA

DESARROLLO

• Pedido interno: es aquel realizado desde dentro de la organización por cualquiera de las áreas existentes, consecuencia de una necesidad específica.

• Pedido: es aquel realizado por un cliente.

ENTRADA DE LA MERCANCÍA (RECEPCIÓN)

La recepción es el proceso de planificación de la entrada de la mercancía, descarga y verificación de la misma.

En primer lugar, debe existir una previsión de entradas, es decir, un conocimiento previo de las mercancías que se van a recibir. Con la entrega viene un albarán de entrada, que se coteja con la mercancía recibida, inspeccionando sus características, cantidades, calidad, dimensiones, etc. En este punto es habitual extraer una muestra para su inspección, control de calidad,... Como consecuencia de esto se genera un registro de entrada, donde quedará reflejada la mercancía entrante y la rechazada (si la hubiese) así como todas las posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de esta actividad.

A continuación, se lleva a cabo la descarga, separación e identificación de los productos/materiales recibidos, a través de un sistema de codificación que debe estar previamente definido y que supone su control y localización en todo momento dentro del almacén. Este sistema debe ser conocido y entendido por el personal involucrado en esta tarea.

Por último, las mercancías pasan a la fase de almacenamiento, que puede ser fijo o temporal a la espera de su emplazamiento definitivo.

La entrada de la mercancía es un proceso crítico dentro de las actividades del almacén, puesto que de él depende en gran medida la calidad del producto final, es decir, cualquier error, omisión o retraso en esta fase repercute directamente en los procesos de salida y, en consecuencia, en el nivel de servicio prestado.

ALMACENAMIENTO

El objetivo básico de una organización eficiente del almacén está basado fundamentalmente en dos criterios:

• Maximizar el volumen disponible.

• Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.

Teniendo en cuenta esto, la mercancía se distribuye de forma organizada en el interior del almacén, con el fin de poder localizarla y gestionarla eficazmente (la colocación de los productos de mayor rotación cerca de la salida reduce los desplazamientos totales). Para conseguirlo, es necesario establecer una metodología de trabajo y un mapa de la zona de almacenamiento, con las distintas secciones (mercancías peligrosas, devoluciones, productos perecederos,...) correctamente señalizadas y codificadas.

La guarda y conservación de la mercancía asegura el mantenimiento de sus características íntegras hasta el momento en que tenga que ser preparada para la expedición.

Dentro del proceso de Gestión de Almacenes también se incluye el flujo de los productos/materiales de una zona a otra del almacén. Esto se realiza a través de diversos medios, seleccionados en función de las características de la carga (naturaleza, dimensión, peso,...), coste, distancia que se va a recorrer, etc.

SALIDA DE LA MERCANCÍA (EXPEDICIÓN)

La última actividad es la salida de la mercancía del almacén, como consecuencia de un pedido.

El proceso incluye la localización, selección de las cantidades y traslado de los productos/materiales almacenados hacia el área de preparación de pedidos, donde se clasificarán, empaquetarán y etiquetarán adecuadamente.

Finalmente se procede a la expedición de la mercancía, que concluirá con la conformidad del cliente a través del albarán de salida.

Del mismo modo que se hace en el proceso de recepción, antes de realizar el envío se revisa y coteja la mercancía con el albarán de salida, tanto en cantidad como en calidad, para evitar reclamaciones del cliente. Esto se plasma en un registro de salida, donde queda reflejada la mercancía saliente y la rechazada (si la hubiese) así como todas las posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de esta actividad.

FORMATOS Y REFERENCIAS

- Registro de entradas.

- Registro de salidas.

- Registro de pedidos internos.

- Hoja de pedidos.

A lo largo de este proceso debe generarse un registro de entradas y otro de salidas.

Documentarlos es fundamental para llevar un control de los flujos de mercancías entre el almacén y el exterior.

Asimismo, debe existir un registro de pedidos internos, donde se recojan las peticiones de productos/materiales de las distintas áreas de la organización.

La “hoja de pedidos” (fuera del alcance definido) pertenece al procedimiento Gestión de pedidos y contratos con clientes, relacionado con este.

REGISTRO DE ENTRADAS

REGISTRO DE SALIDAS

REGISTRÓ DE PEDIDOS INTERNOS

POLITICAS DE ALMACEN

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1o.- El jefe del Departamento del almacén tendrá las llaves del almacén, no podrán ser prestadas a personal ajeno al mismo para abrirlo.

ARTICULO 2o.- Cuando se requiera de encender instrumentos eléctricos como cafeteras, ventiladores, taladros, computadoras, etc. se cuidará que se desconecten una vez terminados de usar, a fin de evitar chispas que ocasionen incendios.

ARTICULO 3o.- El personal deberá utilizar los uniformes e instrumentos de trabajo y de seguridad que se le entreguen, ya que de lo contrario la Universidad se eximirá de toda responsabilidad en caso de accidentes o enfermedades profesionales derivadas de la negligencia o descuido de parte del trabajador.

ARTICULO 4o.- Por seguridad personal y limpieza del almacén, se deberá de colocar el material en las áreas y anaqueles que les correspondan, como se señala en el manual de Almacenes.

ARTICULO 5o.- El jefe del almacén dependerá directamente de la Vice-rectoría de Administración, a quien deberá de enviar un informe mensual del estado que guarda el almacén a su cargo.

ARTICULO 6o.- El jefe del almacén reportará cualquier anomalía que se presente, a la vice rectoría de administración.

CAPITULO II

RESTRICCIONES

ARTICULO 7o.- Queda estrictamente prohibida la entrada a toda persona ajena al almacén, incluyendo a los familiares del personal, ya que contará con un área para despachar los materiales, por lo que ninguna persona podrá acceder al almacén sin autorización.

ARTICULO 8o.- No se permitirá la entrada con mochilas, bolsas, alimentos, refrescos, cigarros, o cualquier otro tipo de objetos que perjudique la seguridad e higiene del almacén.

ARTICULO 9o.- No se puede ingerir alimentos dentro del almacén aun en horas de comida.

ARTICULO 10o.- Queda estrictamente prohibido fumar, encender velas, cerillos, encendedores o realizar cualquier otra actividad que pueda propiciar incendios, principalmente en las áreas donde hayan solventes, pinturas, papel y cualquier otro tipo de material flamable o explosivo.

CAPITULO III

SANCIONES

ARTICULO 11o.- El incumplimiento a las disposiciones de este Reglamento será motivo de sanción, aplicándose de acuerdo a la gravedad, lo señalado en el Reglamento Interior de Trabajo de la UNCA y Ley Federal del Trabajo.

ARTICULO 13o.- Los sobornos a proveedores, trabajadores en general, académico o personal de los institutos relacionados con la cantidad, calidad, costo, compra, entrada o salida de material, será motivo de rescisión de contrato y acción penal en contra de quien (es) los cometa (n) y acepte (n).

MISIÓN Y VISIÓN

MISION

Somos una compañía que presta el servicio de Almacenamiento y Administración de Inventarios, dedicada a llenar las necesidades de los variados sectores de la sociedad que requieren este tipo de servicio, dando un servicio pragmático y eficiente a nuestros clientes, no solo velando por la integridad de su mercancía, sino dando la información oportuna, veraz, exacta y constante de sus inventarios, algo que

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