Actividad de proceso. Fuentes de la información

ACTIVIDAD DE PROCESO 4

1. Oportunidad: debe estar disponible por el usuario en el momento justo. Se relaciona con la frecuencia y la presentación de la información.
2. Precisión: consiste en el nivel de precisión adecuado. La información debe responder a los hechos comprobados y se relaciona con la validez de la fuente y la corrección en la selección.
3. Claridad: la información debe ser clara y reflejar el sentido de los datos. Se relaciona con el recurso gráfico y la forma de presentación.
4. Cantidad: la información debe ser suficiente y completa, no excesiva.
5. Relevancia: la información debe ser útil.

1. Fuentes de la información:

• Interna o Externa: es la información que usa la organización la cual proviene de fuentes internas o externas. Esta puede ser intra organizacional o contextual.
• Primaria o secundaria: la fuente primaria genera información de primera mano y las fuentes secundarias son las entidades que obtienen y elaboran información a la que luego la organización accede. Por ejemplo: la municipalidad.

1. La información se puede presentar de diferentes formas:

Formas mutuamente excluyentes:

1. Impresa o visual
2. Cualitativa o cuantitativa
3. Detallada o condensada

Formas no mutuamente excluyentes:

1. Narrativa, tabulada, figura, cuadro o gráfica

La información visual, cualitativa, condensada y figuras van dirigidas hacia un usuario que no requiere capacidad para descifrar información compleja por la forma en que la misma está presentada.

Tipos de información desde el posicionamiento temporal:

1. La información histórica: refiere a lo ocurrido. se puede usar para un análisis contextual y referencial, para un análisis comparativo o para tomar de base para proyecciones, etc.
2. La información predictiva refiere al futuro.

Un informe de excepción es un tipo de informe que identifique los eventos que están fuera del alcance de lo que se considera un rango normal.

• Un informe de excepción puede ser útil en la tarea de gestión de proyectos.
• Un informe de excepción puede ser útil en el área de las evaluaciones de los empleados.
• Los informes de excepción se pueden utilizar para identificar las diferencias entre el inventario reportado y el inventario físico real.

• La información determinativa está constituida por el conjunto de normas, instrucciones y órdenes de la dirección que determinan cómo se deben hacer las cosas (rama descendente)
• La información interpretativa permite conocer los resultados y factores del medio externo y interno (rama ascendente)

Si se condicionan una a la otra porque la información determinativa va a condicionar a la información interpretativa en su accionar y en la toma de decisiones.

Por ejemplo, un empleado del área de Logística, le comunica de forma detallada al gerente, la falta que se produjo en su inventario en el momento que estaba realizando el pedido de un nuevo producto. Ante este problema, el empleado le comunica dicho error lo que le permite a la dirección conocer acerca de los resultados y de los factores que influyen y afectan en este caso. Asimismo, la información brindada por el empleado a la dirección, necesito de una respuesta precisa. La información determinativa surge como herramienta para que surja una comunicación descendente y así los directivos puedan establecer instrucciones, normas y reglas para lidiar con el problema existente.

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