Administracion Del Tiempo

Concepto De Administración Del Tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Algunas De Las Características Del Tiempo Son:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tienen los individuos,

Eficiencia y Efectividad

• Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

• Eficacia: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se logran.

Control

• Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás.

• Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.

Urgente e Importante

• Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata

• Lo Importante lo definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión.

Mitos y Enemigos del tiempo

• MITOS: Pretenden explicar la falta de tiempo, que asumimos como razones verdaderas y no lo son. Muchos de estos mitos se han convertido en "justificaciones" de mi comportamiento respecto del tiempo, que me impiden administrarlo mejor.

o *No tengo tiempo

o *El tiempo vuela

o *Se nos vino el tiempo encima

o *Tenemos que recuperar el tiempo perdido

o *Hay que ir contra reloj

o *Soy esclavo del tiempo

o *Vamos a ahorrar tiempo.

• Enemigos del tiempo: Son aquellas acciones o actividades, que estén dentro de nuestro alcance o no, hacen que ocupemos o se invierta de mala manera el tiempo con el cual contamos.

­ Externos:

 Teléfono.

 Visitas inesperadas.

 Urgencias.

 Incapacidad de las personas que nos rodean.

 Falta de comunicación.

 Exceso de reuniones.

 Liderazgo deficiente.

 Tramites excesivos.

 Ruidos.

 Distracciones visuales.

­ Internos:

 No saber decir no.

 No saber delegar.

 Subestimar capacidades propias.

 Aplazar cosas.

 Indisciplina.

 Confusión y desorden en el lugar de trabajo.

 Indiferencia y falta de motivación.

 Tensión y preocupaciones.

 Indecisión.

 Realizar actividades sin un propósito.

Agenda Ejecutiva

Documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas.

Tipos De Agenda De Trabajo

 Agenda normal o estándar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles.

 Agenda personal: existe una gran variedad de ellas, algunas contienen gran cantidad de información y las distintas partes están delimitadas por separadores plastificados de colores o por pestañas con iconos que facilitan la búsqueda.

 Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que ocupan.

 Agenda ordenador: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook.

Partes Mínimas Que Debe Contener Una Agenda.

o Listado telefónico y direcciones.

o Calendarios.

o Planning.

o Día a día o dietario.

o

Matriz Del Tiempo

La matriz del tiempo se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente. Esta matriz nos sirve para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

­ Cuadrante I. Están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo

­ Cuadrante II. Si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.

­ Cuadrante II. Si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.

­ Cuadrante IV. Están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo

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