Administración Del Tiempo

Introducción

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

• Identificar metas, objetivos y prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

• Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

Objetivos

• Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

• Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

• Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

• Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

• Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias

Desarrollo

Administración

Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Eficiencia

Significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados.

En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.

Efectividad

Cuando se habla de efectividad, se está haciendo referencia a la capacidad o habilidad que puede demostrar una persona, un animal, una máquina, un dispositivo o cualquier elemento para obtener determinado resultado a partir de una acción. La eficacia tiene que ver con optimizar todos los procedimientos para obtener los mejores y más esperados resultados. Por lo general, la eficacia supone un proceso de organización, planificación y proyección que tendrá como objetivo que aquellos resultados establecidos puedan ser alcanzados.

El término de eficacia se aplica principalmente a ámbitos en los que las acciones tienen que tener resultados específicos y controlados, tal es el caso de los ámbitos empresariales y comerciales. En este sentido, la eficacia de una acción buscará en primer término acceder a los recursos, métodos y procedimientos apropiados que generen las mejores consecuencias para la actividad específica.

Diferencias entre eficiencia y efectividad

Control

En administración, control puede hacer referencia al sistema u oficina que se encarga de verificar que ocurra lo que debería ocurrir.

Urgencia

Urgencia hace referencia a la cualidad de urgente (que urge, apremia o requiere de pronta atención). Una urgencia es algo que debe resolverse de forma inmediata. Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.

Ejemplos:

• Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.

• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.

• Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.

Importante

Es aquel o aquello que importa o que tiene importancia. La importancia, a su vez, se define como la cualidad de importante (que es muy interesante o conveniente, que tiene mucha entidad o que resalta por sus cualidades).

Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

Ejemplo:

• Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. ( tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

• De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

• Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).

Mitos y herramientas del tiempo

El mito de la actividad:

“El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”.

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