Administracion Del Tiempo

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: consejos y

trucos para la optimización de recursos

“No tengo tiempo”. Todos hemos oído esta recurrente expresión. Sin embargo no deberíamos hablar de

escasez de tiempo sino de una mala planificación del mismo. Todos disponemos de los mismos 7 días de

la semana con sus 24 horas cada uno y su adecuada administración depende únicamente de nosotros.

La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas y

distracciones, informalmente conocidos como “ladrones de tiempo”. Con la gestión del tiempo nuestra

productividad se dispara mejorando la calidad del trabajo y, en última instancia, los beneficios

generados para la empresa. A nivel personal, una adecuada gestión del tiempo es esencial para

mantener una adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés,

ansiedad y caos.

En primer lugar, debemos trabajar en un entorno ordenado y organizado. No podemos comenzar a

hablar de la gestión y administración del tiempo si nuestra mesa de trabajo está totalmente

desordenada. Deberemos dedicar unos minutos, preferiblemente al final de la jornada laboral, para

recoger y clasificar documentos, folios y herramientas de trabajo con el propósito de contar con un

entorno organizado.

La agenda es nuestra mejor herramienta en la gestión del tiempo. Algo tan simple como una libreta y un

bolígrafo nos permite planificar, organizar y priorizar todas nuestras tareas además de nuestras citas y

nuestros compromisos. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros nuevos

compromisos y poder revisarla regularmente para recordarlos.

Paso previo a la planificación de las tareas es el establecimiento de los objetivos. Estos deben ser

ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.

En función de los objetivos marcados planificaremos nuestras tareas y funciones. Es recomendable

identificar por adelantado las tareas a realizar cada semana (o cada mes, en función de la magnitud del

proyecto).

Con la agenda en la mano podremos priorizar. Al otorgar una jerarquía a las tareas podremos reservar el

tiempo suficiente para realizar las importantes. Es fundamental definir cuáles son las tareas prioritarias

para asegurarnos de su ejecución.

Cuando ya tengamos tiempo asignado para realizar cada tarea prioritaria podremos planificar la

realización de las tareas no prioritarias. Siempre tenemos que contar con un margen para afrontar

posibles imprevistos.

Debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más

concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo

más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de

menor rendimiento (que aunque dependen de cada persona por lo general suele ser después de comer

o al final de la jornada laboral).

Si contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la

metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas

tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.

Tenemos que aprender a delegar responsabilidades. No todos ejecutamos con la misma eficiencia.

Tenemos que centrarnos en aquellas tareas que realizamos especialmente bien delegando el resto en

personas de confianza con competencias para realizarlas mejor que nosotros: realizarán la tarea en un

tiempo menor, a un coste inferior y con una

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