Administración Del Tiempo

1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

1.1. Definición.

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado (en libros de administración se habla como la eficacia -hacerlo simplemente- y la eficiencia -hacerlo bien y a la primera-, optimizando los recursos en el cumplimiento de los objetivos, en este caso me causa un desequilibrio su definición).

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta de que no importa cuánto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

1.2. Características de tiempo.

El tiempo es un recurso, y como tal, presenta algunas señas de identidad que son de gran utilidad; veamos de cuáles se trata:

Es ATIPICO; o lo que es lo mismo, indispensable para cualquier tipo de acción; no tiene nada que ver con el resto de los recursos de que disponemos.

Es EQUITATIVO; Todos disponemos de 24 horas por día; el cómo y el cuándo las distribuyas, es cosa tuya.

Es INELÁSTICO; Ni se puede acumular, ni ahorrar, ni prestarse.

Es INDISPENSABLE; ¿Conoces algo que hayas hecho tu o alguien que conoces que haya sido realizado al margen de un parámetro temporal?

Es INSUSTITUÍBLE: Prueba a sustituir tu tiempo por alguna otra cosa, y verás el nefasto resultado que obtendrás.

Es INEXORABLE: No podemos manipularlo, ni cambiar su trayectoria; en definitiva, que él no se adapta a nosotros, sino al contrario.

“TODOS DISPONEMOS DE TODO EL TIEMPO QUE EXISTE, MIENTRAS VIVAMOS; OTRA COSA ES EL USO QUE HAGAMOS DEL MISMO”

1.3. Tiempo de calidad.

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su propio tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

Cada semana, contamos con cientos de horas. ¿Cómo utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar nuestro tiempo nos obligará a ser explícitos en cuanto al valor que le damos a nuestra vida personal y profesional, y nos permitirá dirigir nuestros esfuerzos en concordancia. Controlar nuestro tiempo nos ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales estamos sometidos, facilitándonos entonces el logro de nuestros objetivos, evitando el estrés y el cansancio.

El líder primero es líder de su propia vida. Para liderar a otros primero se necesita crecer en el liderazgo de sí mismo: liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de los Proverbios del rey Salomón trae sabiduría al respecto al referir que mejor es el que tarda en airarse que el fuerte; y el que se enseñorea del espíritu que el que toma una ciudad. Resultaría paradójico ver a un líder pretendiendo liderar a otros, inspirar a otros, guiar las vidas de otras personas, manejar el negocio de otro, encaminar a sus seguidores hacia una visión organizacional, si él no es el dueño de sí mismo, si no es capaz de manejar y dirigir adecuadamente sus emociones, si no está a cargo y se ha hecho responsable de su propia vida, si no tiene su propia definición de visión y proyecto de vida. En tales condiciones, ¿cómo podrá liderar a otros?

Los líderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestionarse primero a sí mismo antes de liderar a otros, lo cual implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades y sus propósitos. Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande:

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