Administracion y Manejo de Archivos

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

Tipos de Archivo, según su Administración.

Encontramos generalmente el archivo de la pequeña oficina, el de una empresa por departamentos y el archivo centralizado de una empresa grande.

Pequeña oficina

• Una secretaria escribe el documento, lo envía y archiva la copia.
• Recibe la correspondencia, la controla y al final la archiva.

Oficina Departamentalizada:

• Cada departamento posee su archivo, generalmente, es mas grande que el anterior.
• Necesita controlar sus documentos.

Archivo Centralizado

• Casi siempre pertenece a una empresa grande.
• Todos los departamentos envían sus documentos para que allí sean archivados.
• Necesita control de sus documentos.

Administración del Archivo

• El problema más frecuente en cualquier tipo de archivo es que se extravían lo documentos.
• Si los documentos salen con frecuencia, prestados, a jefes o empleado es necesario lograr que esta persona, jefe o Empleado, se responsabilice del documento. El sistema se denomina sistema de cargo.

Sistema de Cargo

Tres son los pasos principales:

1. La persona que solicita el material debe hacerlo en forma escrita. El medio es que tiene un formulario de solicitud.
2. El nombre del sistema se deriva del segundo paso que consiste en cargar el material a la persona que lo solicitó.
3. Seguir o controlar el material que sea devuelto.

Solicitud o boleto de solicitud:

Los datos principales son:

[pic 1]

Como cargar el material

• Guías de salida
• Tarjetas con bolsillo
• Cartapacios de salida
• Estos se colocan en el lugar de donde salió el documento.

Guías y tarjetas de Salida:

• Pueden comprarse o mandarlas a imprimir
• Se encuentran en dos formas: acumulativas y de bolsillo.
• Acumulativas: se escriben en ella los datos del boleto de solicitud.
• De Bolsillo: las guías tienen una bolsa en donde se guarda el boleto de solicitud.

Guía de Salida

Cartapacios

• Se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo.
• Permiten guardar el nuevo material que llega mientras la carpeta original este fuera.

Cartapacios para prestar o para guardar documentos:

• Se usan para evitar que las carpetas del archivo se deterioren.
• Son de material resistente, de un color llamativo y con el rotulo muy visible que dice: Devuélvase al archivo.

Cómo seguir el material

• El encargado del archivo es el responsable de seguir el material.
• Se debe tener presente que mientras mas tiempo dura un material fuera del archivo, más fácil es que se pierda.
• La forma de seguir el material es por medio de la fecha probable de devolución. 
• Cuando llega esta fecha se debe recordar a la persona que lo tiene que debe devolverlo.
• Los documentos muy importantes no deben permanecer fuera del archivo mas de 24 horas, es decir que deben devolverlos el mismo día. También se acostumbra que solo lo consulten, sin sacarlo del archivo.

Qué hacer cuando un documento no aparece:

• El encargado del archivo debe obtener información, lo mas que pueda, sobre el documento extraviado.
• Debe escribirla en una hoja de color especial
• Se guarda en el lugar del documento

Dónde y cómo buscar un documento extraviado si no salió del archivo:

• En la carpeta anterior y posterior a la del documento
• En el espacio entre carpeta y carpeta
• En aquellas carpetas con otros nombres o temas bajo los que pudimos guardarlo.

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Expediente tradicional y expediente electrónico

En general puede decirse que un expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto o trámite de la administración. Las características básicas de un expediente son:

1. Responde a un trámite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimiento previamente establecidos
2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para resolver dicho trámite
3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites
4. Tiene un principio y fin claramente determinados
5. Existen un vínculo indeleble de unión entre cada uno de los documentos que lo conforman
6. Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos
7. Los expedientes forman series documentales

En cuanto al expediente informático, según Casas de Barrán6 el expediente electrónico “es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto determinado”. Aunque en esencia pude decirse que en esta definición se presentan al menos cuatro de los elementos del expediente tradicional como son: formato, ordenación, contenido y medio o instrumento de creación; existen también dificultades que la teoría archivística aún no ha resuelto como las que se derivan por ejemplo de la ordenación de los documentos y de los expedientes, la cual solo es posible por la vía informática si bien no por la vía física.

...