Administración de archivos. Portafolio electrónico

PORTAFOLIO ELECTRÓNICO

Portafolio Electrónico

Sandra Irene Pérez Cruz

Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades

Escuela de Bibliotecología

Carné 200318294

B-114.3 Administración de Archivos

Docente: Lic. Jesús Guzmán Domínguez

Sandra Pérez Cruz, Escuela de Escuela de Bibliotecología.

Facultad de Humanidades. Universidad de San Carlos de Guatemala

Guatemala, 20 de Octubre de 2015

sandrairenecruz@gmail.com

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo titulado “Portafolio Electrónico” es una compilación de las experiencias de aprendizaje de los 7 módulos de trabajo del curso “Administración de Archivos”.

Los módulos se titulan de la siguiente manera:

Módulo 1: Gestión documental.

Módulo 2: Conservación y preservación documental.

Módulo 3: Difusión de la información archivística.

Módulo 4: Servicios y productos de información.

Módulo 5: Sistema Nacional de Archivos.

Módulo 6: Ley Nacional de Archivos.

Módulo 7: Formación profesional del archivista.

Cada módulo presenta una serie de preguntas las cuales son analizadas y contestadas de acuerdo a la bibliografía proporcionada y a la investigación y análisis de cada tema.

ÍNDICE

1. Gestión documental                                                        4
2. Conservación y preservación documental                                5
3. Difusión de la Información Archivística                                6
4. Servicios y productos de información                                7
5. Sistema Nacional de Archivos                                                8
6. Ley Nacional de Archivos (LNA)                                        10
7. Formación profesional del archivista                                        11
8. Conclusiones                                                                15
9. Bibliografía                                                                        16

1. Gestión Documental

1. Definición de Gestión documental:

Gestión documental según Antonia Heredia “es el conjunto de intervenciones archivísticas desde la creación o desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad”.

1.  ¿Qué comprende la gestión documental?

Comprende todo el proceso documental desde su creación o producción, clasificación, instalación, ordenación, descripción, valoración y conservación.

1. Escriba la definición de gestión de calidad:

Es la encargada de la integración de los archivos en las instituciones, su buen funcionamiento y de brindar el servicio esperado y demandado por el usuario / cliente.

1. ¿Qué comprende la gestión de calidad?

Comprende el establecimiento de indicadores de gestión y la normalizaciónd e indicadores.

1. ¿Cómo se relaciona la gestión documental con la gestión de calidad?

Se relacionan al implementar en la gestión de calidad los principios de calidad tales como eficacia, rentabilidad y economía. La gestión de calidad será el contexto del marco para la aplicación de la gestión de calidad.

2. Conservación y preservación documental

2.1 ¿Qué es la conservación directa?

Se refiere a la conservación documental mediante el uso de aparatos necesarios para los documentos legibles por máquina, existencia de laboratorios de conservación y tratamiento para el papel, el pergamino, los sellos, la piel y otros materiales de archivo, el taller de encuadernación, la cámara de fumigación entre otros.

1. ¿Qué es la preservación indirecta?

Se refiere a garantizar la seguridad en las áreas de uso de documentos y otras partes del edificio, un clima estable en los depósitos según los distintos materiales de archivo y el manejo adecuado de los documentos.

1. ¿Qué es la preservación por sustitución?

Significa crear laboratorios para microfilmar, fotocopiar, duplicar, imprimir y escanear los documentos, garantizar la planificación y el equipamiento de las salas de consulta para facilitar el uso de los citados soportes y facilitar el acceso a material digitalizado.

1. ¿Por qué es necesario contar con políticas de preservación?

Para minimizar el riesgo de pérdida o daño irreversible de los documentos.

1. En el contexto archivístico, ¿en qué consiste la seguridad frente a agresiones?

Se refiere a la determinación de las exigencias de protección contra agresiones externas o agresiones internas de tipo biológico.

3. Difusión de la Información Archivística

3.1 ¿Necesita marketing una unidad de información? ¿por qué??

Sí es necesario el marketing en la unidad de información y está relacionado con los aspectos relativos a la divulgación de la información como soporte en la toma de decisiones corrientes o actuales, necesarias para el ejercicio efectivo de un negocio o actividad.

3.2 ¿En qué consiste el elemento de marketing Producto?

Es lo que la institución o la unidad organizacional ofrece. EN el caso del archivo se resume en: información contenida en diferentes soportes y formatos.

3.3 ¿En qué consiste el elemento de marketing Precio?

En lo que se refiere a las instituciones sin fines de lucro, debe estar relacionado a los recursos contratados para el funcionamiento de la institución.

3.4 ¿En qué consiste el elemento de marketing Plaza o Distribución?

Es el que está directamente relacionado al acceso, envolviendo consideraciones sobre barreras especiales, temporales y de percepción y se clasifica en dos tipos: directa o tradicional e indirecta o de asistencia técnica.

3.5 ¿En qué consiste el elemento de marketing Promoción?

Se refiere a una serie de estrategias basadas en objetivos y debe ser considerada como parte de las actividades administrativas de la unidad de información.

4. Servicios y productos de información

4.1 ¿Qué es un estudio de usuarios?

Es el conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos.

4.2 ¿Cuál es la importancia de los estudios de usuarios?

Su importancia radica en:

- Identificar los hábitos de información de los usuarios con el fin de planificar servicios y productos de calidad.

4.3 ¿Qué es una carta de servicios?

Es una carta que expone los servicios que ofrece el archivo y representa un compromiso frente a los usuarios de cumplir con prestar dichos servicios a cabalidad para garantizar el derecho a la información.

4.4 ¿Cuál es la importancia de una carta de servicios?

Que representa un compromiso frente a los usuarios y garantiza el derecho ciudadano a la información.

4.5 ¿Cómo se elabora una carta de servicios para una unidad de

Información archivística?

Se debe redactar los siguientes contenidos:

• Contenido informativo.
• Servicios.
• Derechos.
• Procedimientos.
• Ubicación y acceso.

5. Sistema Nacional de Archivos

5.1 Propósito principal del artículo:

Dasr a conocer la situación actual de los archivos a nivel nacional y la carencia de una legislación para el Sistema Nacional de Archivos, así como proponer la aplicación del mismo.

        5.2 Pregunta Clave:

¿Cuál es la situación actual de los archivos a nivel nacional?

¿Cómo implementar un Sistema Nacional de Archivos?

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