MEDIDAS DE CONSERVACION Y MANEJO DE ARCHIVOS

INTRODUCCION

La Ley 594 de 2000, “por medio de la cual expresa la importancia de la conservación, ordenación y clasificación del archivo para una buena gestión empresarial.

Las medidas de conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos.

Las empresas deben tomar conciencia de la importancia de la conservación, clasificación y ordenación, estar deben dar estricto cumplimiento a la norma, por lo que es de mucha importancia la conservación de la documentación que se genera día a día en sus actividades, como también tener un acceso fácil al manejo y consulta de los documentos recibidos y generados, preservando así su memoria institucional y brindar un adecuado servicio de información a los usuarios internos y externos.

ENSAYO:

Importancia de la conservación del Archivo para una buena gestión empresarial.

El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000.

Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de sus actividades.

Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación para las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización, conocimiento y administración apropiada de la información.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el p ersonal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.

La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios son:

Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura que garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.

El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.

El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado velar por la administración de los

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