Administración De Los Inventario

I. Control de los Materiales

Una correcta planificación de la producción requiere mantener un control adecuado de los materiales, ya que éstos representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refiere a su valor total de la inversión en una empresa, como por lo que respecta a la naturaleza del producto elaborado. Todo esto se trata de lograr mediante un buen almacén o bodega y la implicación de una serie de principios, objetivos y procedimientos bien definidos.

Al habar de ALMACÉN, encontramos que su etimología es toda verdad y vale por un programa; ALMACÉN, de la voz antigua ALMAGAGEN, que proviene del árabe Al-Makhzen, que significa TESORO. Realmente es un tesoro lo que se guarda o conserva en un almacén o bodega.

En todas las empresas se dedican todos los esfuerzos posibles al control del efectivo, se toman las precauciones recomendables para evitar pérdidas o diferencias de dinero. Esto es necesario, pero en casi todas las empresas el efectivo es muy poco y su custodia se mantiene generalmente en los bancos. Para usarlo, existen varios controles bastante eficaces.

En el caso de los materiales que forman parte muy importante dentro del balance de la empresa, ya que representan muchos miles o millones de colones, generalmente no se guardan esas mismas precauciones. Por otra parte, si se trata de una inversión muy grande, significa un costo elevado por intereses y otros gastos, y su uso o aprovechamiento no es lo ideal para la empresa.

En relación con el uso de los materiales, el control debe mantenerse en varios aspectos, puesto que son muchos los factores que llegan a incidir en una u otra forma en la disminución de costos en los procesos de producción. Una empresa bien organizada debe planear el tipo, clase y cantidad de material que debe adquirir. Hay que cuidarse de comprar cantidades innecesarias puesto que ello representa una inversión de capital que puede necesitarse para otros gastos más importantes. Debe definirse el tipo de material que es convencional y de uso muy frecuente. Hay que programar por periodos las compras de estos elementos.

Al efectuar el programa, deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

a. Si el material es de producción nacional;

b. Si es necesario importarlo;

c. Cuáles son los tiempos de entrega.

II. Funciones de la Contabilidad de Materiales

Podemos afirmar que las funciones básicas de la contabilidad dé los materiales son:

a) Llevar el control de la cantidad y del valor de cada tipo de material.

b) Determinar la cantidad y el costo de los artículos usados en la producción.

c) .Preparar presupuestos de compras.

d) .Elaborar los estados financieros o de operación.

III. Clasificación de 1os Materiales

De acuerdo con el uso de los materiales dentro de una empresa, se puede llegar a la siguiente clasificación.

a. Materia Prima

Se refiere tanto a los materiales directos como a los indirectos que se emplean en la empresa.

b. Materiales Directos

Corresponde a todos aquellos que entran directamente en la elaboración del producto y que pueden ser identificados en él.

c. Materiales Indirectos

Son todos aquellos que, aunque no intervienen directamente en la elaboración de un producto, son necesarios para producirlo, o que, pese a que forman parte de un artículo, su uso es muy escaso y, por lo tanto, no se considera conveniente o económico. En este caso, se catalogan como gastos de fábrica.

d. Suministros

Por lo general, cuando hablamos de suministros nos referimos a todos aquellos artículos necesarios para mantener la planta en buen estado, tales como artículos de limpieza, combustibles, lubricantes, etc.

e. Repuestos y Accesorios

Corresponden a todas las piezas que se usan en la reparación y mantenimiento de las distintas máquinas y equipos empleados en la producción o en general en la empresa.

IV. Tipos de Inventarios

Como se dijo anteriormente, las materias primas representan con frecuencia el renglón más importante de una empresa industrial, pues significan en muchos casos desde el 20% hasta el 90% del cos'to de los artículos que se fabrican .

En una empresa de tipo industrial, las materias primas pueden presentarse bajo los siguientes aspectos y tipos de inventario:

a) Como materiales en el ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS

b) Cono material en PROCESO DE TRANSFORMACIÓN.

c) COBO materiales convertidos ó transformados en un PRODUCTO TERMINADO.

El primer y tercer aspecto o forma, corresponden a los •ateríales en estado ESTÁTICO, y el segundo en form*. DINÁMICA.

V. Organización del Control de Materiales

Para lograr el buen funcionamiento de un ALMACÉN y un efectivo CONTROL de los materiales en forma general, se requiere por lo menos la intervención de los siguientes departamentos o secciones de una empresa:

a. Compras.

b. Almacén de Materiales.

c. Producción.

d. Contabilidad.

a. Compras

La función de este departamento o sección de una empresa es la obtención o compra de materiales, accesorios, máquinas, herramientas o servicios necesarios para el equipo. En las empresas de importancia, esta función está asignada a un departamento o sección de compras denominado muchas veces PROVEEDURÍA. Los deberes principales de un departamento de compras son los siguientes:

1. Localizar y seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento de materiales y servicios.

2. Conocer en todo detalle la organización de la empresa en cuanto a sus operaciones y procesos, con el fin de poder colaborar ampliamente con la producción.

3. Obtener los mejores precios de materiales y servicios.

4. Obtener los artículos de buena calidad y en las mejores condiciones respecto a tiempos de entrega y de pago.

5. Mantener registro de sus proveedores y cotizaciones de precios.

6. Suplir eficientemente lo solicitado, con el fin de evitar demoras en la producción, ya que éstas redundan en aumento de costos de fabricación.

b. Almacén o Bodega de Materiales

Corresponde a este departamento el almacenaje y custodia de los materiales en una empresa, así como de los accesorios, equipos o materia semielaborada, y su distribución á los distintos departamentos de la empresa, lo mismo que en el mantenimiento de los registros necesarios para poder llevar el control del uso de los materiales en las distintas dependencias.

Las operaciones del almacén están lógicamente relacionadas con los registros de existencia y con la Contabilidad de Costos. Si el almacén de una empresa trabaja ineficientemente o no adapta sus sistemas a las necesidades de registro y contabilidad, su control no es fácil y, por lo contrario, se vuelve complicado y costoso.

c. Producción

El departamento de producción es el encargado de ejecutar las operaciones de transformación de las materias primas en un producto o articulo terminado, con la ayuda de la mano de obra y la maquinaria o equipo.

Siendo el departamento de producción el principal usuario de la materia prima; lógico es que será necesaria una permanente intervención de él para procurar el mejor aprovechamiento y obtener su máximo rendimiento.

d. Contabi1idad

Corresponde a este departamento la función de registro y control de los materiales en todas sus formas. Para lograr el control, es necesario que existan los registros que permitan oportunamente la anotación del movimiento de los diferentes artículos.

E1 libro Mayor auxiliar, en donde se efectúa la anotación de los diferentes artículos, puede estar constituido por hojas sueltas o tarjetas de tipo "kardex". En varias empresas, este tipo de registro se lleva por duplicado. En el propio almacén se aplica un control basado en unidades únicamente y en la contabilidad por unidades y valores. Esto, aunque es una duplicación de esfuerzos, en muchos casos resulta muy conveniente para la localización de errores y, a la vez, para evitar posibilidades de sustracción o pérdida de materiales.

Hoy día con el avance de la tecnología", el control de las existencias es por medio de computadores.

e. La Contabilización de los Materiales

Para lograr la contabilización y el control de los materiales en una empresa, se utilizan varios procedimientos y diferentes formularios, a los cuales nos referiremos:

1. Solicitud de Compra de Materiales

El encargado o jefe de almacén formula la Solicitud de Compra al Departamento o Sección encargado del problema de abastecimientos en la empresa. Esta solicitud debe estar debidamente aprobada por el gerente o superintendente de producción. Se debe indicar, con la mayor exactitud posible, la cantidad que se necesita, su calidad y plazo. Las especificaciones deben revisarse muy bien, especialmente cuando se trata de repuestos, en cuyo caso debe indicarse claramente el número de parte del "Catálogo", para evitar errores, que podrían dar por resultado la paralización de una máquina importante en la producción.

En algunas empresas,

...